Mit der Abteilung A+W Clarity Innovations hat die Softwareschmiede A+W im letzten Jahr die Softwareentwicklungen für die Flachglasbranche neu aufgestellt und noch gezielter auf die Kundenbedürfnisse ausgerichtet. Dort werden Ideen, Bedürfnisse und Konzepte nämlich zur Initiative. Dazu stehen die Mitarbeiter aus der Abteilung intensiv im Kontakt mit ausgewählten Kunden, um Produkte zu entwickeln, die punktgenau die Kundenbedürfnisse erfüllen.
Wie sieht die Umsetzung solcher Initiativen im Detail aus? Um die Entwicklung eines Produkts optimal zu begleiten, wird für jede Initiative eine Special Interest Group (SIG) gegründet. Hier werden alle Kunden Mitglied, die von der Vorstellung der Initiative so begeistert sind, dass sie sich aktiv an der Produktgestaltung beteiligen möchten. Damit profitieren die beteiligten Glasbetriebe nicht nur von einem Mitspracherecht über den Funktionsumfang, sondern auch von exklusiven Rabatten auf Lizenzen. Darüber hinaus ist dann auch das neue Produkt für die beteiligten Glasverarbeiter vor allen anderen Marktteilnehmern verfügbar.
Das erklärte Ziel der SIG ist das Definieren des Minimal Viable Products (MVP). Die Kunden einigen sich auf den kleinsten gemeinsamen Nenner in ihren Anforderungen, also eine Version 1.0 der Software.
Viele interessierte Verarbeiter
Vor kurzem wurden im Rahmen eines Webinars fünf mögliche Initiativen zum A+W Smart Companion zur Wahl gestellt. Zum Gewinner gewählt wurde A+W Smart Companion Dispatch – ein Modul zur digitalen Versandoptimierung. Es folgte die Entwicklung eines Design-Prototyps der App, der Kunden vorgestellt wurde.
Wie wichtig die Teilhabe an solchen Entwicklungen ist, spiegelte sich in den Teilnehmerzahlen wider. Über 100 Kunden nahmen an der Informationsveranstaltung zum A+W Smart Companion Dispatch teil – viele registrierten sich für die SIG.
Was steckt hinter der Entwicklung des A+W Companion?
Beim A+W Smart Companion handelt es sich um eine App, die mit einer Vielzahl an Modulen Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben in der Produktion unterstützt. Sie funktioniert sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten und kann u. a. bei der Inventur, Produktion und bei der Lager- und Gestellverwaltung eingesetzt werden.
Die Herangehensweise an die Entwicklung des Moduls „Dispatch“ erfolgt sehr praktisch und kundennah. Zunächst haben Mitarbeiter Kunden vor Ort besucht.
Dabei wird darauf geachtet, ein möglichst breites Spektrum an Arbeitsweisen im Versand zu betrachten. Darunter fallen kleine Produktionen, die ihre Versandorganisation komplett analog durchführen, Unternehmen, die teilautomatisiert arbeiten bis hin zu einem Kunden, der aktuell eine eigene digitale Versandlösung einsetzt, diese aber gerne standardisieren möchte, um besser und effizienter seinen hohen Durchlauf abwickeln zu können.
Bei der Analyse fällt auf, dass es große Einsparpotenziale gibt. Gerade im Versand scheint für viele Verarbeiter heute noch Papier unerlässlich. Die Folge: Viele Dokumente müssen ausgedruckt werden, was zu einem hohen Verbrauch von Toner und Energie führt und nicht zuletzt auch Geräteverschleiß für die Drucker bedeutet.
Digitalisierter Versand kann helfen, Mitarbeiter einzusparen
Mit einem digitalisierten Versand lassen sich beachtenswerte Einsparungen erzielen. Betrachtet man einen mittelständischen Glasverarbeiter mit zwei bis vier Mitarbeitern im Versand, bedeutet das eine Einsparung von 500 bis 1000 Seiten gedrucktem Material pro Tag.
Auch die Laufwege können verkürzt werden, denn es entfallen z. B. die Wege zum Versandbüro, um Zugriff zum System zu haben. Pro Mitarbeiter bedeutet das zwischen 45 bis 60 Minuten Zeitersparnis am Tag. Dasselbe gilt für unnötige Suchaufgaben, um Aufträge zu komplettieren oder Gestelle zu suchen. Auch hier liegt das Einsparpotenzial im Schnitt bei 45 bis 60 Minuten pro Tag und Mitarbeiter.
Mit dem A+W Smart Companion Dispatch ließen sich Mitarbeiter so also effektiv entlasten. Viel mehr noch, Aufgaben könnten effizienter und nachhaltiger erledigt werden. Lieferscheine werden heute bspw. vorab gedruckt, müssen korrigiert und daraufhin nochmals gedruckt werden. Fehlmengen müssen neu verplant werden, ein weiterer Ausdruck wird benötigt – dabei verschwindet schon einmal ein Papier direkt aus dem Drucker oder wandert in den Müll.
Dies ist einer der Prozesse, der von einer mobilen Digitalisierungslösung stark profitiert, da die Daten direkt im ERP-/PPS-System im Zugriff sind. So gewährleistet man eine optimale Unterstützung für den Mitarbeiter.
Wie funktioniert der Companion?
Aktuell gibt es die drei Hauptfunktionsbereiche Packing, Loading und Pick-up im Design-Prototyp. Im „Packing Mode“ werden die für die Kommissionierung relevanten Daten dargestellt.
Dabei werden die Daten auf das Wesentliche reduziert, damit der Mitarbeiter immer alles im Blick hat: Was muss ich packen? Wo finde ich es? Benötige ich ein Gestell oder kann ich umpacken? Ist etwas Spezielles beim Packen zu beachten?
Selbst wenn das Gestell kundenrein sortiert am Meldeort steht, kann der Weg umsonst sein. Der A+W Smart Companion Dispatch kann auf Basis der Stammdaten direkt anzeigen auf welchem Gestelltyp die Gläser stehen und ob diese so versandt werden können.
Auch eventuelle Überladung oder besondere Anforderungen an die Verpackung können abgerufen werden. Genau hier unterstützt Sie der A+W Smart Companion Dispatch an Ort und Stelle, noch bevor ein Mitarbeiter losläuft, um sich vor Ort ein Bild zu machen.
Automatisierte Benachrichtigungen
Fehlen heute Scheiben beim Packen, geht meist die Recherche los. Welcher Auftrag, welche Position, laufen zum Terminal, Recherche, ob es noch zum Liefertermin klappen kann …? Und dann? Dann schaut man nach einiger Zeit nochmal nach. Mit der Benachrichtigungsfunktion des A+W Smart Companion Dispatch ändert sich dieser Prozess grundlegend.
In der App können solche Nachzügler direkt auf die „Watchlist“ gesetzt werden. Das bedeutet, sobald die Scheibe für den Versand verfügbar wird, also durch andere Systeme weiter gebucht wurde, erhalten die Versandmitarbeiter auf ihrem A+W Smart Companion eine Benachrichtigung, dass Auftrag XXX jetzt zum Verpacken bereitsteht, inklusive der genauen Zieladresse. Ein Prozess, der vorher Ressourcen und Zeit gebunden hat, in Zukunft aber obsolet wird.
Außerdem kann die Lagerentnahme mit Auftrag in den A+W Smart Companion Dispatch integriert werden. So sehen die Packer direkt, dass noch Artikel aus dem Lager mit verpackt werden müssen und ob diese schon per A+W Smart Companion Stock auf dem Versandtisch bereit gestellt wurden oder nicht. Wenn die Mitarbeiter nun alles Verfügbare für einen Kunden/eine Lieferadresse gepackt haben, können sie den Prozess einfach auf dem Gerät abschließen. Das Büro wird direkt über den Status informiert.
So wird das Verladen und die Auslieferung deutlich einfacher
Beim Verladen per „Loading Mode“ erhalten die Mitarbeiter direkt eine Übersicht was noch verladen werden muss und was überhaupt verladen werden kann. Dabei ist jeder A+W Smart Companion Dispatch-Anwender stets über den Fortschritt informiert. Das umfasst u. a. den Plan für die Tour, die Verfügbarkeit der Waren und die Anzahl der Gestelle.
Weiter lassen sich Details zur Auslieferung erfassen. Dazu zählen Infos über den Transport wie Fahrzeug, Fahrername, KFZ-Kennzeichen, Bilder der Ladung, digitale Signatur etc. Auch besondere Lieferhinweise zu Aufträgen werden hier angezeigt wie z. B. der Bedarf für besondere Hilfsmittel wie Gabelstapler, Ameise usw.
Rien ne va plus – ist die Tour komplett gepackt?
Der A+W Smart Companion Dispatch kann selbständig die Lieferscheine anpassen und den Druck anstoßen. Aufträge oder Teile, die nicht geliefert werden können, müssen nur noch im Büro verplant werden. Der Abgleich von Listen mit dem System und Ausdruck der Lieferscheine unter Zeitdruck gehört so der Vergangenheit an.
Im „Pick-up Mode“, dem Thekengeschäft, gibt es andere Regeln. Während bei der Tourenplanung gezielt auf den Termin als Ziel hingearbeitet wird, ist das Thekengeschäft je nach Unternehmen etwas chaotischer.
Mal will der Fahrer einfach das mitnehmen, was fertig ist, mal einen bestimmten Auftrag oder nur Teile, weil er nicht genug Platz auf der Ladefläche hat. Dabei kann es sich um Produktionsartikel und Lagerartikel handeln. Auch hier werden die Mitarbeiter optimal bei der Suche und Bereitstellung der Abholartikel unterstützt. Eine Dokumentation des Transportmittels und der Ladungssicherung ist hier ebenfalls möglich, um späteren Reklamationen vorzubeugen.
Der Versandprozess ist sehr dynamisch und beweglich, was schon lange nach einer digitalen Lösung ruft. Gemeinsam mit den Kunden geht A+W Software solche Themen an und verspricht so eine langfristig erfolgreiche Lösung – vielleicht ja auch für Ihre Versandabteilung.
