Schematische Darstellung des OpenTRANS-Prozesses mit dem elektronischen Belegaustausch.
Nur mit durchgängig digitalen Workflows lässt sich das Potenzial der Digitalisierung in der Fensterbranche voll ausschöpfen. Um die Bestellabwicklung entsprechend zu digitalisieren, müssen beide Seiten, also Besteller und Lieferant, digitale Abläufe einrichten.
Wie wichtig technologische Partnerschaften sind, ist leicht in der elektronischen Bestellabwicklung (E-Procurement) zu erkennen. Um eine durchgängige Digitalisierung mit 3E-Look zu erreichenm, treibt die 3E Datentechnik GmbH den Ausbau dieser Partnerschaften und auch die Vernetzung mit dem Großhandel entschieden voran. Neben der Kooperation innerhalb der Branche sind Standards wie z. B. openTrans für ein gut funktionierendes E-Procurement zwingend erforderlich. Denn nur mit durchgängig digitalen Workflows lässt sich das Potenzial der Digitalisierung voll ausschöpfen.
Ohne Kooperation geht nichts
Die Digitalisierung zeigt uns einmal mehr, dass ohne Kooperation nichts geht. Um einen vollständig digitalen Workflow in der Bestellabwicklung zu etablieren, müssen beide Seiten, also Besteller und Lieferant, digitale Abläufe einrichten. Wenn nur an einem Ende der Prozesskette digitalisiert wird, bringt das kaum etwas. Wird in der Prozesskette zwischen digital und analog gewechselt, ist der Fluss dahin. Das Potenzial verpufft an der Bruchstelle.
Doch gerade in der Digitalisierung von Workflows liegt viel Potenzial. Von einem durchgängig papierlosen Bestellprozess profitieren alle Beteiligten, weil die Abwicklung höchst effizient verläuft.
Sämtliche Belege, wie z. B. Bestellung, Bestellbestätigung, Lieferschein und Rechnung werden digital ausgetauscht. Sie werden elektronisch erzeugt, verschickt und empfangen und bleiben digital im Workflow bis hin zur Archivierung. Das papierlose Büro – im Einkauf ist das heute schon keine Seltenheit.
Unser Ziel war es, mit unserem Partner 3E das Thema Schnittstellen intensiv zu betrachten und alle möglichen Konstellationen im Beschaffungsprozess elektronisch abzubilden. Gemeinsam ist uns dies sehr gut gelungen.
Foto: 3E Datentechnik GmbH
So funktioniert der papierlose Bestellprozess im Detail
Weil die Systeme sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, hat man sich im Geschäftsbereich auf Standards für den Austausch von Daten geeinigt. Ein weitverbreiteter Standard ist openTrans, der vor allem in der elektronischen Beschaffung (E-Procurement) Anwendung findet. Dieser Standard lässt sich unter EDI einsortieren. EDI steht für Electronic Data Interchange und bezeichnet den elektronischen Datenaustausch.
Der openTrans-Standard legt genau fest, in welchem Format der Datenaustausch erfolgen muss, damit alles genau so beim Empfänger ankommt wie vom Sender abgeschickt. Für die Bestellabwicklung mit einem Großhändler, der die elektronische Abwicklung unterstützt, bedeutet dies auch: Es wird genau festgelegt, welche Belege mit welchen Daten ausgetauscht werden. Der Austausch erfolgt im XML-Format, mit der z. B. Geschäftsdokumente in ERP-Systemen wie 3E-Look sicher abgebildet werden.
Mit dem branchenweit etablierten openTRANS-Standard leisten wir schon viele Jahre einen wertvollen Beitrag zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Hierbei schätzen wir 3E als zuverlässigen und kompetenten Partner.
Foto: 3E Datentechnik GmbH
Eine E-Mail ist kein digitaler Prozess
Soweit die Theorie. Aber in der Praxis sind es erst die technologischen Partnerschaften, die diese Technologie nutzbar machen. Denn wenn der Großhändler, bei dem bestellt wird, bestimmte Prozesse nicht unterstützt, bleibt dem Besteller nichts übrig als die Bestellung weiterhin per E-Mail abzusenden. Auch die Bestätigung muss akribisch von Hand verglichen und Abweichungen müssen manuell in das System übertragen werden.
In diesem Fall nützt die Digitalisierung dem Besteller wenig. Und umgekehrt natürlich auch: Der Großhändler profitiert am meisten von effizienten digitalen Prozessen, wenn auch seine Kunden in der Lage sind, Bestellungen digital abzuwickeln.
Gerhard Ebert, geschäftsführender Inhaber bei 3E, hat dies bereits vor Jahren erkannt und arbeitet seither kontinuierlich daran, die Digitalisierung, unter anderem durch ein starkes Netzwerk, in der Branche voranzutreiben. „Das liegt nicht nur im Interesse unserer Kunden, die die integrierte Materialwirtschaft einsetzen. Von einem vollständig papierlosen Belegaustausch profitiert die gesamte Branche“, so Ebert.
Auch der Großhandel strebt danach, Prozesse zu vereinfachen und zu standardisieren. „Jeder Bestellartikel in unserer Materialwirtschaft könnte im Rahmen eines vollständig digitalen Prozesses papierlos beschafft werden. Das ist letztendlich auch das Ziel aller Beteiligten,“ ergänzt Ebert.
Eine große Herausforderung ist die Digitalisierung in unserer komplexen Branche. Durch die erfolgreiche Zusammenarbeit mit 3E konnten wir den EDI-Datenaustausch über alle Prozesse der Warenbeschaffung, bis hin zur Rechnung umsetzen. Nächste gemeinsame Projekte stehen im Bereich der Stammdaten und Konfiguratoren an.
Foto: Ammon Beschläge Handels-GmbH
Papierlos ja, aber was sind die Vorteile?
Stand heute ist eine papierlose Abwicklung mit folgenden Partnern im Großhandel möglich: VBH, Meesenburg, Ammon, Nüssing, Brill, Würth, Krönlein und BBT.
Da die Belege elektronisch übermittelt und empfangen werden, entfallen für beide Parteien alle papierbasierten Arbeiten wie Ausdruck oder Ablage. Die Materialwirtschaft in 3E-Look erkennt sogar Abweichungen zwischen Bestellung und den empfangenen Belegen wie z. B. Bestätigung, Lieferschein und Rechnung.
In 3E-Look werden diese mit einem Ampelsystem gekennzeichnet, damit der Anwender nicht erst suchen muss. Der Anwender kann sich daraufhin per Knopfdruck entscheiden, die Abweichung in das System zu übernehmen. In diesem Fall wird automatisch die Preispflege durchgeführt, der Termin oder die Menge bei Bedarf angepasst.
Die Digitalisierung bringt dem Kunden mehr Flexibilität, weil er dadurch Zeit gewinnt. Dank der elektronischen Abwicklung ist die Verfügbarkeit der bestellten Ware frühzeitig bekannt. Zeichnen sich Verzögerungen ab oder werden andere Abweichungen erkannt, besteht noch Spielraum, um Alternativen zu finden.
Dieser digitale Prozess ist deutlich schneller und sicherer als alle bisherigen Methoden. Es passieren weniger Fehler, weil manuelle Eingaben entfallen. Das gilt an beiden Enden der Lieferkette (Besteller/Lieferant). Die Abläufe sind zu hundert Prozent transparent und bleiben nachvollziehbar, weil alles sauber registriert wird.
Auch die Aufnahme eines zusätzlichen Geschäftspartners in den digitalen Prozess ist relativ schnell zu realisieren, da es sich hierbei um einen Standardprozess handelt.
Jedes Unternehmen, egal wie groß oder klein, ob Händler oder Hersteller, kann digitale Prozesse etablieren. Die Digitalisierung kann schrittweise erfolgen, z. B. ein Lieferant nach dem anderen. Nicht gleich alle Belegarten müssen von Anfang an unterstützt werden. Worauf es ankommt, ist einen Anfang zu finden und die papierlosen Prozesse nach und nach auszuweiten. So kommt schrittweise mehr Effizienz in die Beschaffungskette – bis zur kompletten Digitalisierung.
Bei der Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse sind wir oft Vorreiter und haben anspruchsvolle Ziele. Deshalb brauchen wir hier auch starke Partner und setzen bei der Implementierung unserer Projekte auf die Lösungen der 3E Datentechnik GmbH.
Foto: Helmut Meeth GmbH & Co. KG
Aussagefähige Auswertungen
Die Digitalisierung hält noch ein weiteres Plus bereit. Im Rahmen der Sammlung digitaler Daten haben Unternehmen automatisch eine exzellente Datengrundlage, die sich zur Erstellung aussagefähiger Auswertungen bestens eignet. 3E-Look Anwender können Dashboards nutzen, um jede Art von Daten in Echtzeit auszuwerten und grafisch darzustellen.
In Verbindung mit der digitalen Beschaffungskette eignen sich Darstellungen über durchschnittliche Beschaffungszeiten oder Lieferantenbewertungen und andere Auswertungen bezüglich Artikel, Preise und Lieferzeiten.
Die Branche wächst zusammen
Digitalisierung ohne Vernetzung ist nicht möglich. Die Vernetzung zeigt sich zum einen in der Verbindung von Systemen, in Schnittstellen und Integrationen. Aber noch viel deutlicher erkennbar wird sie in der Zusammenarbeit. „Die Branche wird in Zukunft noch viel enger zusammenwachsen. Wir profitieren jetzt schon gegenseitig von Impulsen, die wir einander geben, “ meint Gerhard Ebert abschließend.
