Bis heute hat der deutsche Gesetzgeber das Urteil noch nicht umgesetzt, und damit noch keine neuen Vorschriften erlassen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales hat aber ein Gutachten erstellen lassen, das im Ergebnis klare Aussagen trifft: Die aktuellen Regelungen in Deutschland genügen eben nicht den Anforderungen, die vom EuGH gefordert werden.
Die im Gutachten enthaltenen Empfehlungen zu der Frage, wie eine mögliche gesetzliche Regelung gestaltet sein sollte, sprechen eine klare Sprache: Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit jeweils am Tag der erbrachten Arbeitsleistung aufzeichnen. Ob elektronisch oder auf Papier speilt dabei keine Rolle. Es gibt die Möglichkeit, diese Pflichten auf Arbeitnehmer zu übertragen.
Was kann, was muss?
Die Spielregeln müssen sauber definiert werden, denn welche Daten gehören zur Arbeitszeiterfassung, und was muss der Arbeitgeber letztlich dokumentieren? Um rechtssicher zu sein, müssen der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Erfolgt die Dokumentation durch den Arbeitnehmer müssen die Daten innerhalb von sieben Tag im System des Arbeitgebers erfasst werden. Pausenzeiten gehören dabei nicht zur Arbeitszeit, und müssen herausgerechnet werden.
Diese Aufzeichnungen sind dann zwei Jahre lang aufzubewahren. Dienen die Unterlagen als Buchungsgrundlage der Lohnbuchhaltung, gilt mindestens die 6-jährige Aufbewahrungsfrist, im Zweifelsfalle sollten die Unterlagen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Formsache oder freies Handling?
In welcher Form der Arbeitgeber die Arbeitszeiten erfassen sollte, ist nicht ausreichend geklärt. Soweit es keine gesetzliche Pflicht (Sonderregelungen für geringfügig Beschäftigte etc.) ist, bleibt es ihnen zur Zeit (noch) selbst überlassen, wie dieses geschieht. Wird für die Lohnabrechnung und die Buchhaltung eine elektronische Zeiterfassung genutzt werden, sollte diese die entsprechend notwendigen Schnittstellen zum Buchhaltungsprogramm haben. Auch eine handschriftliche Tabelle ist zur Erfassung der Arbeitsstunden vorstellbar, wird aber mit der Abrechnung im Regelfall immer zu einer elektronischen Erfassung. Verfügt ein Unternehmen über ein ERP-System sollte geprüft werden, inwieweit die Zeiterfassung hier sinnvoll integriert werden kann um dokumentationssicher zu sein. Das gilt inbesondere dann, wenn Arbeitnehmer nicht den ganzen Tag im Unternehmen arbeiten und sich im Regelfall auf Montage befinden. Hier muss vor allem sichergestellt sein, dass sich die am Tag auf Kunden zugeordneten bzw. berechneten Arbeitstunden entsprechend matchen. Kann mit den Daten ein Bewegungsprofil erstellt werden, muss der Arbeitgeber eine Einwilligung zur Erhebung und Speicherung der Daten nach der DSGVO einholen.
Olaf Vögele
Foto: Möhn GmbH