Wenn ein Kunde mit der Bezahlung offener Rechnungen in Rückstand geraten ist, ist es für den Handwerker wichtig, höflich, aber bestimmt darauf hinzuweisen. Manche Unternehmer tun sich jedoch schwer damit. Sie befürchten, dass sie mit einem stringenten Mahnwesen Kunden verschrecken könnten.
„Nach unserer Erfahrung wird ein konsequentes Mahnwesen häufig als Zeichen für ein gutes Firmenmanagement gewertet, so Bernd Drumann, Geschäftsführer der Bremer Inkasso GmbH. Nachfolgend gibt es wichtige Tipps für Betriebe, wie man säumige Zahler mahnen sollte:
Wie heißt es richtig: Zahlungserinnerung oder Mahnung?
„Beide Begriffe bezeichnen in der Regel ein und dasselbe: eine eindeutige, möglichst schriftliche Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die fällige Rechnung zu begleichen. Ob sie Zahlungserinnerung oder Mahnung genannt wird – sie sollte auf jeden Fall deutlich als solche zu erkennen sein (z. B. 1. Mahnung, 2. Mahnung, 3. Mahnung).
Vorsicht: Eines sollte der Handwerker als Gläubiger aber nicht tun, nämlich beide Begriffe nebeneinander verwenden – etwa den Begriff "Zahlungserinnerung" für das erste Schreiben und" Mahnung" für alle weiteren Schreiben verwenden; das kann (vor allem im Wiederholungsfall) dazu führen, dass der Schuldner die Zahlungserinnerung ausnahmsweise nicht als ggf. verzugsauslösende Mahnung begreifen muss.
Wann kann gemahnt werden?
Gemahnt werden kann, wenn die Rechnung zur Zahlung fällig ist. Eine Mahnung vor Fälligkeit ist unwirksam! Gibt man eine solche Forderung an einen Rechtsanwalt ab, sind dessen Kosten unter Umständen vom Schuldner nicht zu ersetzen, weil er durch die – vor Fälligkeit – erstellte Mahnung nicht in Zahlungsverzug geraten ist.
Idealerweise enthält der Vertrag, auf dem die Forderung beruht, eine Regelung zur Fälligkeit (etwa in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen [AGB]), sonst tritt Fälligkeit im gesetzlichen Normalfall sofort mit dem Vertragsschluss ein. In der Praxis üblich ist es aber selbst bei Fehlen einer vertraglichen Absprache, dem Kunden ein Zahlungsziel einzuräumen; damit wird ggf. die Fälligkeit hinausgeschoben.
Ist eine Mahnung unbedingt erforderlich?
Eigentlich ist die Vertragsleistung gleich nach ihrer Erbringung zu bezahlen. Die sofortige Zahlung nach Vertragserfüllung ist aber wohl jedenfalls bei größeren Geschäften die absolute Ausnahme. Oft wird eine Zahlungsfrist im Vertrag vereinbart, ist sogar Bestandteil der eigenen AGB, oder es wird in der Rechnung einseitig ein Zahlungsziel bestimmt.
Im Geschäftsalltag kann eine Rechnung durchaus einmal ‚durchrutschen‘. Zahlt der Kunde also nicht von sich aus, sollte man ihn als Unternehmer aus kaufmännischen Gesichtspunkten ‚zwangsläufig‘ an seine Zahlung ‚erinnern‘ oder diese ‚anmahnen‘.
Auch aus rechtlichen Gesichtspunkten kann eine Mahnung erforderlich sein, damit nämlich der Schuldner in Verzug kommt und den Verzugsschaden (u.a. Kosten eines Inkasso-Unternehmens oder Rechtsanwalts) ersetzen sowie Verzugszinsen zahlen muss.
Auch ohne Mahnung tritt Verzug etwa dann ein, wenn das Gesetz oder der Vertrag die Fälligkeit regeln oder wenn bei Entgeltforderungen 30 Tage ab Fälligkeit und Zugang einer Rechnung verstrichen sind – Letzteres gilt bei Verbrauchern aber nur dann, wenn in der Rechnung darauf ausdrücklich hingewiesen worden ist.“
Gibt es Formvorschriften für eine Mahnung?
Nein. Eine Mahnung kann mündlich oder schriftlich erfolgen. Zum Zwecke der Beweisbarkeit ist jedoch eine schriftliche Mahnung vorzuziehen und eindeutig als solche zu kennzeichnen. Formulierungen wie ‚Vergessen Sie nicht, dass noch eine Rechnung offen ist!‘ sind im Zweifel nicht ausreichend. Aus der Mahnung muss der eindeutige Wille hervorgehen, dass man sein Geld möchte.“
Tipp der Redaktion: Lesen Sie im nächsten GLASWELT Newsletter, wie viele Mahnungsschreiben üblich sind und in welchen Zeiträumen man diese verschickt. Weiter erfahren Sie, was eine Mahnung inhaltlich beinhalten sollte, und welche Verzugszinsen der Handwerker dem säumigen Zahler stellen kann.
