_ Der größte Feind beim Zeitmanagement ist der innere Schweinehund. Es funktioniert nur, wenn man sich strikt an seine Aufgaben in der vorgesehenen Zeit und Reihenfolge hält. Ein Zeitmanagement aus dem Bauch heraus funktioniert nicht. Ebenso wenig funktioniert die Abarbeitung eines Stapels von oben nach unten ohne Zeiteinplanung. Denn neue Aufgaben landen einfach oben drauf und die unteren müssen weiter warten.
Genau wie Termine. So trägt man auch alle Aufgaben, die man zu bearbeiten hat, in ein Zeitmanagementsystem, z. B. Outlook ein. Dies hat den Vorteil, dass man keine Aufgaben vergisst, die dafür benötige Zeit einhält und die Wichtigkeit der Aufgabenerledigung in der festgelegten Abfolge beachtet. Aufgaben werden somit Terminen gleichgesetzt, indem man sich beispielsweise für die Angebotserstellung für Kunde XY am Mittwoch von 10 bis 12 Uhr Zeit nimmt. Quasi so, als ob man einen Termin mit dem Kunden hat.
Mit dieser Organisationsform erkennt man schnell, wie viele Tagesaufgaben überhaupt erledigt werden können und was anstatt für heute besser gleich für morgen oder übermorgen fest eingeplant werden kann.
Da jeden Tag sowieso unverhoffte Dinge dazwischenkommen, sollte man sich den Tag nicht hundertprozentig verplanen, sondern je nach Zeitdieben nur zu ca. 80 Prozent. So hat man 20 Prozent an Arbeitszeit automatisch als Puffer mit eingeplant und braucht sich nicht zu ärgern, wenn ein Zeitdieb kommt. Taucht dieser aber wider Erwarten nicht auf, so kann man ganz leicht vom Folgetag eine Aufgabe vorziehen.
Verschiedene Arten von Aufgaben beziehungsweise verschiedene Gebiete können farblich markiert werden, um eine bessere und schnellere Übersicht zu erhalten. Was E-Mails betrifft, so ist es viel besser, wenn man sich diese nur zwei bis viermal am Tag anschaut, um sich nicht von diesem Zeitdieb ablenken zu lassen.
Meistens beschäftigt man sich mit wichtigen und dringenden Aufgaben. Das ist nicht sonderlich intelligent, denn sie werden dann meist unter starkem inneren und äußeren Stress ausgeführt. Am intelligentesten ist es, wenn man sich nur auf wichtige, aber nicht dringende Aufgaben konzentriert. Das heißt, man sollte sich direkt um eine wichtige Aufgabe kümmern und nicht zusätzlich noch warten, bis diese Aufgabe auch zeitlich dringend wird. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben wandern in den Papierkorb.
Wie bei uns im Verkauf das Zeitmanagement optimal funktioniert sowie viele weitere Erfolgstipps erfahren Interessierte live während eines Seminars „Kundenbegeisterung im Handwerk“ bei Coplaning. Das nächste Seminar für Unternehmer findet am 19. + 20. Mai 2016 statt. Zusätzlich gibt es jetzt auch einzigartige Tagesworkshops, die sich ganz intensiv mit nur einem Schwerpunktthema, zum Beispiel „Zeitmanagement“ am 31. Mai, befassen. Weitere Infos finden Sie immer aktuell auf www.denkhouse.com.—
Der Autor
Günter Schmitz, Inhaber und Geschäftsführer von Coplaning, einem Luxemburger Bauelementehändler und Montageunternehmen, blickt auf 25 Jahre Auseinandersetzung mit der Thematik Kundenbegeisterung zurück. Als Trainer vermittelt er seine Erfolgsrezepte in einer Akademie an andere Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen weiter. In der exklusiven GLASWELT-Serie beschreibt er die tagtäglichen Probleme im Handwerk und zeigt auf, wie diese gelöst werden können.www.coplaning.lu