_ Die aktuellen elektronischen Zeiterfassungssysteme bieten weit mehr, als nur die Registrierung von Arbeitsbeginn (Kommen) und Arbeitszeitende (Gehen). Heute lässt sich z. B. der rechtlich geforderte Nachweis für die geleistete Arbeitszeit über solche Systeme belegen. Nach § 19 Abs. 1 AEntG sind alle Arbeitgeber, mit Sitz im Inland wie im Ausland, verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Doch was muss ein modernes Zeiterfassungssystem noch leisten?
Es muss in der Lage sein, die unterschiedlichsten „persönlichen“ Arbeitszeitmodelle zu berücksichtigen, inklusive „Auszeiten“ für Urlaub, Krankheit, Ausbildung, Erziehung, Gleitzeit, Überstundenabrechnung, „tarifliche Sonderzeiten“ und diverse Vergütungen. Weiter muss es sich sehr einfach bedienen lassen, sowohl über stationäre Geräte als auch über mobile Erfassungsgeräte (z. B. Tablets, Smartphones, Notebooks etc.).
Zudem muss ein automatisierter Datenaustausch mit bereits vorhandenen Softwarelösungen (z. B. Auftragswirtschaft (ERP), Personalverwaltung und Lohnbuchhaltung), also Kommunikation via Schnittstellen in Echtzeit gewährleistet sein.
Relevante Punkte bei der Erfassung
Für den handwerklich orientierten Mittelstand, zu dem auch Betriebe aus dem Glas-Bau sowie Montage- und Reparaturfirmen mit ihrer kleinteiligen Auftragsstruktur zählen, kommen noch folgende Anforderungen hinzu:
- Disposition der Mitarbeiter bzw. Teams
- Disposition von Ressourcen (Fahrzeuge, Geräte) für Baustellen (Aufträge) sowie Sondereinsätze
- flexible Auswertung der rückgemeldeten Ist-Zeiten (inkl. Berichtswesen, Nachkalkulation)
- interaktiver Austausch von Baustellen-Informationen (wie Fotos, Skizzen, Notizen, GPS-Koordinaten).
Einsatz im Glashandwerk
Mit den in der Liste genannten Punkten machte sich 2017 die Menke Glas GmbH auf die Suche nach einer geeigneten Zeiterfassungssoftware, nachdem der Support der bisherigen Lösung eingestellt wurde. Fündig wurde Eckart Menke auf der BAU in München am Messestand der 123erfasst.de GmbH.
Beeindruckt vom Leistungsumfang war Menkes Interesse geweckt. Es folgten gegenseitige Besuche mit dem Ziel, die Bedürfnisse von Menke Glas zu erläutern, denn es stellte sich heraus, dass die 123-Software stark von den Belangen des Bauwesens geprägt war.
Hier existieren für hunderte Mitarbeiter eine Vielzahl von tariflichen Besonderheiten und Abrechnungsmodellen (inklusive Wetteraufzeichnung), aber „nur“ eine überschaubare Anzahl von Baustellen.
In mittelständischen Glasfirmen ist die Mitarbeiterzahl meist überschaubar, dafür können aber bei fünf Montageteams leicht 20 Einsätze (Baustellen) pro Woche zusammen kommen.
Dabei fokussiert sich Menke auf Glasbau, Glasdesign und Montage von Außenverglasungen und Interieur-Gläsern. Der Betrieb hat 20 Mitarbeiter, davon 13 für die Montage. Gemeinsam haben Eckart Menke und 123erfasst.de ein Softwarepaket für die Zeiterfassung geschnürt, das genau auf das Glashandwerk abgestimmt ist.
Das wurde an zusätzlichen Maßnahmen bereitgestellt
Die nachfolgend aufgeführten Punkte wurden gemeinsam erarbeitet und stehen für Menke Glas jetzt zur Verfügung.
Personalisierung: Für jeden einzelnen Mitarbeiter können individuelle Personalzeit-Schemata angelegt werden, ebenso für Teams. Dies umfasst auch individuelle Regeln für Pausen, Überstunden, Tarife, Vergütungen etc. Sämtliche Formen von „Auszeiten“ (Krankheit, Urlaub, Sonderzeiten, Weiterbildung etc.) können kalendarisch tag- und stundengenau aufgeplant werden.
Baustellen: Idealerweise werden Angebote und Aufträge, die bereits in der vorhandenen ERP-Software erfasst sind, direkt in der 123erfasst-Software als „Baustelle“ bereitgestellt. Dies beinhaltet relevante Daten wie Auftraggeber, Adresse, Koordinaten, Kommunikation.
Diese Bereitstellung erfolgt über den MiddleWare Connector, der, einmal konfiguriert, diesen Job in einem festgelegten Zeitintervall (z. B. 10-minütig) permanent ausführt. Ein Filter definiert, welche Aufträge für die Zeiterfassung nötig sind.
Disposition: In der Regel bestimmt ein „Einsatzleiter“ (Disponent), welche Mitarbeiter wann auf welcher Baustelle tätig werden. Diese Zuordnung kann mittel- oder langfristig über eine Plantafel sowie sehr kurzfristig (unmittelbar vor dem Einsatz) erfolgen. In jedem Fall finden die Mitarbeiter auf ihren mobilen Erfassungsgeräten nur die jeweils tagesaktuellen Aufträge zur Auswahl.
Zeiterfassung: Die Erfassung kann an stationären und/oder mobilen Geräten erfolgen. In Frage kommen: Android (ab V. 4.x) und Apple iOS (ab V. 8X) sowie Notebooks. Als Frontend stehen eine Terminal-App oder eine Mobile-App zur Verfügung. Bei Einsatz der Terminal-App erfolgt die Anmeldung einfach mittels RFID-Chip. Dies erspart den „nervigen“ Login-Dialog und reduziert die „eigentliche Zeiterfassung“ (wer, wo, was) auf ein Minimum. Die erfassten Daten (wahlweise mit GPS-Information) stehen im Büro dem Disponenten bzw. GF sowie dem Schichtleiter in Echtzeit zur Verfügung.
Zwischen den verschiedenen Erfassungsgeräten kann beliebig geswitcht werden. Bei entsprechender Berechtigung erhalten die Mitarbeiter Auskunft über Einsätze im Tagesverlauf und Status des Urlaubs- und Überstundenkontos.
Allgemeiner Informationsaustausch: Die Mobile-App bietet viele Zusatzfunktionen, u. a. die Erstellung von Baustellenfotos, die sich wahlweise mit Kommentaren, Skizzen etc. ergänzen lassen. Die Funktion Dokumente erlaubt z. B. die Bereitstellung aller gängigen Dateitypen (wie Fotos als jpg, Dokumentationen/Anleitungen als pdf oder Kalkulationen als XLS).
Administration/Auswertung: Innerhalb der 123erfasst-Office-Software können alle Daten geplant, visualisiert, nachbearbeitet und in jeder denkbaren Form ausgewertet werden, dazu kommt eine individuelle Verwaltung von Zugriffsrechten und Rollen.
Weitere Schnittstellen: Zudem gibt es Schnittstellen für die Datenübergabe an die Lohnbuchhaltung (inkl. DATEV). Bei vorhandener Import-Schnittstelle innerhalb der ERP-Software lassen sich Aufträge nachkalkulieren, also die Soll- und Ist-Arbeitszeiten gegenüberstellen.
So bewährt sich die Zeiterfassung in der Praxis
Bei der Menke Glas ist die 123-Zeiterfassung seit rund eineinhalb Jahren erfolgreich im Einsatz. Erfasst wird auf einem stationären Tablet sowie auf sechs mobilen Tablets (Montage, Reparatur, Notdienst) und einigen Smartphones.
Das stationäre Gerät fungiert als „reine Stempeluhr“ (Terminal-App), auf allen anderen mobilen Geräten sind sowohl die Terminal-App (für die mobile Zeiterfassung und die Mobile-App, u. a. für den Transfer von Fotos und Dokumenten) installiert.
Die Anmeldung der 23 Mitarbeiter bei Menke erfolgt an den Terminals durchgängig mit RFID-Chip. Die Disposition, die Auswertung und die Weiterverarbeitung der Daten erfolgen an mehreren Office-PCs im Büro.
Eckart Menke zieht ein positives Fazit: „Mit der 123erfasst-Software konnten wir nicht nur unsere alte Zeiterfassung erfolgreich ablösen, sondern auch die Flexibilität, Transparenz und die Auswertungsmöglichkeiten deutlich verbessern.—
Weitere Infos
Die bei der Bielefelder Menke Glas GmbH eingesetzte Zeiterfassungssoftware ist ein Produkt der 123-erfasst.de GmbH. Bei der Implementierung neuen Zeiterfassungssoftware hat Mathias Lingott das Glas-Unternehmen beraten.
Das Dashboard der 123-Office-Software zeigt den Status aller Mitarbeiter und Einsatzorte. Auf Baustellen erstellte Fotos, Skizzen und Notizen stehen im Office für Berichte und für weitere Dispositionen zur Verfügung.