Redaktion – Was genau bedeutet ConvaroX?
Thomas Knüttel – ConvaroX findet, fördert und entwickelt heute und in Zukunft eigenständige Geschäftsmodelle. Alle diese Geschäftsmodelle verfolgen die Kernziele Nachhaltigkeit und Zukunftsfähigkeit. Auf diesem Wege kann eine zukunftsfähige Unternehmensmarke aufgebaut werden, die maßgeblich dabei unterstützt auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Dabei stellen wir Nachhaltigkeit auf allen Ebenen in den Mittelpunkt - sowohl im ökonomischen, ökologischen als auch im sozialen Sinne. Wir sind ein Team aus Experten und widmen uns tagtäglich begeistert unserer Mission, Unternehmen bei ihren Transformationsprozessen zu begleiten. Nachhaltigkeit geht nicht ohne Digitalisierung. Analog zu meinem bisherigen Umfeld treibt mich hier besonders die Digitalisierung des Handwerks an. Hierfür steht Pilona. Wir beschäftigen uns unter anderem mit den Themen strategisches Management, Digitalisierung, finanzielle Absicherung und Mitarbeiterpflege – die beiden letzten Felder werden übrigens von einem eigenen Experten-Team von ConvaroX betreut. Insgesamt möchten wir unseren Kunden zeigen, dass sie nicht trotz, sondern gerade dank nachhaltiger Prozesse langfristig wirtschaftlich erfolgreich sein können.
Redaktion – Für welchen Bereich im Unternehmen sind Sie aktuell besonders aktiv?
Knüttel – Zurzeit engagiere ich mich überwiegend für Pilona. Unter diesem Namen haben wir gemeinsam mit einem Partner eine App entwickelt, um analoge Unternehmensprozesse in sinnvoll digitalisierte Verwaltungsprozesse umzuwandeln. Hierbei haben wir uns insbesondere auf handwerkliche und baugeschäftliche Unternehmen fokussiert, weil wir ein enormes Potential für die nachhaltige und umweltschonende Umsetzung von Veränderungsprozessen in diesen Branchen sehen. Zudem habe ich durch meine Tätigkeiten bei Warema und im Verbandswesen automatisch einen besonders engen Bezug zu diesen Themen. Pilona kann zum Beispiel ganze Bauprojekte digital managen, die interne und externe Kommunikation einfach und schnell gestalten und die BackEnd-Abläufe des Unternehmens ideal ergänzen. Gerade der typische Fachhändler im R+S oder Fensterbau Handwerk kann davon maßgeblich profitieren. Dadurch können Ressourcen gespart und das Kerngeschäft effizient bearbeitet werden. Und das alles dank nachhaltiger und durchdachter Digitalisierung.
Redaktion – Wie kam es zu dieser Idee?
Knüttel – Um Bauprojekte fristgerecht und mängelfrei abzuschließen, bedarf es viel organisatorischen Aufwand, der wertvolle Zeit in Anspruch nimmt. Schließlich sind bei Projekten zahlreiche Akteure beteiligt, so dass die Weitergabe von Protokollen, Bauplänen, Angebotsdateien, Bestellscheinen und vielem mehr nahezu ins Endlose laufen. Um Fehler zu umgehen und Zeitschienen zu optimieren, haben viele Unternehmen sich bereits Konzepte zur Lösung überlegt, die sich in der Praxis jedoch leider häufig als unzureichend erweisen. Insbesondere die korrekte Datenpflege fällt oft hinten rüber, so dass am Ende dann doch wichtige Dokumente, wie z. B. der Montagebericht für die Rechnungsstellung, nicht auffindbar sind. Das sind alles Punkte, die gerade bei einer schlanken Organisation besonders wichtig sind.
Redaktion – Wie lautet Ihre Lösung?
Knüttel – Pilona ermöglicht digitalisierte Arbeitsprozesse, so dass Zeit und somit Geld gespart werden kann. Die Produktivität und auch die Motivation der Mitarbeiter werden erheblich gesteigert. Der Umstieg auf das digitale Organisationssystem ermöglicht eine lückenlose und korrekte Ablage von Daten und Dokumenten der verschiedenen Bauprojekte. Die automatisierte Datenverarbeitung, die auf den jeweiligen Betrieb zugeschnitten wird, vermeidet Prozessfehler und macht die Abläufe der Prozesse für alle Beteiligten einfacher. Formulare können ortsunabhängig aufgerufen, bearbeitet, unterschrieben sowie versendet werden und schließen so optimal vorhandene Organisationslücken..
Redaktion – Wie flexibel ist das Ganze?
Knüttel – Hier ist es uns wichtig – wie bei unserer gesamten Arbeit auch - individuell auf unsere Kunden und deren Wünsche einzugehen. Somit kann selbst entschieden werden, welche Formulare in der App zur digitalen Bearbeitung verwendet werden sollen. Diese können sogar sehr schnell und intuitiv selbst designed werden. Dank dieser Flexibilität können auch bisherige Arbeitsprozesse mit der neuen Technik vereint werden und die neue Arbeitsweise wird einfach gehalten. Anwender müssen sich also nicht sorgen, dass ihre bisherigen Arbeitsabläufe komplett umgeworfen werden, da sich die App flexibel an die individuellen Bedürfnisse anpassen lässt. Jedes analoge Formular kann in der App digitalisiert werden und zur Weiterverarbeitung benutzt werden. Es ist auch unproblematisch nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter ein Dokument eingereicht, weitergeleitet oder abgezeichnet hat. Das verringert Baumängel, erhöht das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter und schafft Vertrauen in die neue Software.
Redaktion – Und was ändert sich dann überhaupt?
Knüttel – Die Verarbeitung der Daten. Durch die Digitalisierung können die Dokumente in die bereits bestehenden Softwares eingepflegt werden. Die Unterlagen werden einheitlich und sinnvoll abgelegt - ein Papier-Chaos wird vermieden, die vorhandenen Organisationsstrukturen wesentlich übersichtlicher. Die interne Kommunikation wird ebenfalls verbessert indem Infos oder Änderungen kurzfristig weitergeleitet werden können. Alle Beteiligten sind jederzeit auf dem neuesten Stand der Dinge, denn es gibt nur noch eine aktuelle Datenversion Das wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse aus und fördert gleichzeitig den Teamgeist. Gleiches gilt für die Chatfunktion, die in der App zur Verfügung steht.
Redaktion – Wo sehen Sie den größten Vorteil der App?
Knüttel – Einen besonders großen Vorteil sehe ich im Aufgabenmanagement. Veränderungsprozesse können einfach und schnell im gesamten Unternehmen eingeführt werden. Bestehende Betriebsvorgänge können zusammengeführt und mit der Erstellung von Analysen und Prognosen erweitert werden. Effizient ist zudem der sogenannte „Employer Self Service“. Mit dem können Aufgaben – zum Beispiel die der Personalabteilung - an Teile des Teams verteilt und in einem individuell festgelegten Rahmen Daten eingepflegt und verwaltet werden. Das spart viel Zeit sowie Geld und bildet Vertrauen, denn die Ausgaben für die analoge Datenpflege der Mitarbeiter kostet langfristig mehr als die Investitionskosten für einen sinnvollen und effektiven Digitalisierungsprozess. Insbesondere Routine-Abläufe können mit modernen Plattform-Lösungen als digitale, automatische Workflows abgebildet werden. Wichtig finde ich aber auch zu erwähnen, wie maßgeblich die App in Bezug auf die Mitarbeiter ist. Das ist in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Punkt. Das wertvolle Fachwissen der Mitarbeiter kann erhalten und bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter genutzt werden. Außerdem verschaffen digitale Prozesse einen Vorteil auf dem Arbeitsmarkt, denn gerade junge Menschen suchen nach modernen Arbeitgebern, die Möglichkeiten zur Weiterbildung bieten und zukunftsorientiert agieren. Einer Generation, die mit dem Internet großgeworden ist, fällt es leichter sich in digitale als in analoge Prozesse einzufinden. Darüber hinaus sind diese Prozesse auch für den Arbeitsalltag viel ansprechender. In der heutigen Zeit ist ein Arbeitskriterium für viele Mitarbeiter die Flexibilität eines Unternehmens. Pilona verschafft hier eine ansprechende Außenwirkung, denn Mitarbeiter erhalten in der Art und Weise wie sie Aufgaben abwickeln, Absprachen treffen und Baustellen organisieren enormen Freiraum.
Redaktion – Wie erfolgt denn die Einführung der Lösung in einen Betrieb?
Knüttel – Unser Team benötigt maximal 36 Stunden, um die App in einen Betrieb einzuführen. Die Einführung kann im Prinzip direkt nach der Bestellung starten und in einem guten Zusammenspiel sogar noch schneller funktionieren. Dabei wird das laufende Tagesgeschäft in keiner Weise beeinträchtigt. Es wird dafür gesorgt, dass die gewohnten Prozesse bestehen bleiben und parallel von uns digitalisiert werden. Zudem wird es eine Akademie und Schulungsbereich für Neukunden und neue Mitarbeiter von Bestandskunden geben. Sowohl im Sinne von Consulting, als auch als Self-Service Variante. Und auch nach der Einführung steht unser Team selbstverständlich jederzeit mit Rat und Tat zu Seite.
Redaktion – Vielen Dank für das Gespräch!
Foto: ConvaroX