Ab 2025 wird die E-Rechnung Pflicht – doch was bedeutet das konkret für den Rechnungslauf zwischen dem B-to-B-Warenverkehr? Wie Unternehmen jetzt die Weichen für eine erfolgreiche Umstellung stellen.
Warum die E-Rechnungspflicht eingeführt wird
Die E-Rechnungspflicht verfolgt das Ziel, die Digitalisierung in Unternehmen zu stärken und das Steuerwesen transparenter und effizienter zu gestalten. Durch standardisierte Formate können Rechnungen schneller verarbeitet und automatisch geprüft werden. Darüber hinaus können durch die Automatisierung Fehler minimiert und Betrugsversuche erschwert werden. Die Einführung soll auch die europäische Integration des digitalen Binnenmarktes fördern.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die E-Rechnungspflicht wird zunächst für B2B-Transaktionen im inländischen Handel eingeführt. Das bedeutet, dass alle Unternehmen, die in Deutschland geschäftlich tätig sind und ihre Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen, sich auf die E-Rechnungspflicht einstellen müssen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Großunternehmen müssen ihre Prozesse anpassen und auf elektronische Rechnungen umstellen.
Welche Anforderungen gelten für die E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format übermittelt werden, zum Beispiel im Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) oder XRechnung. Diese Formate ermöglichen es, die Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten und direkt in Buchhaltungssysteme zu integrieren.
Welche Schritte müssen Unternehmen jetzt einleiten?
Unternehmen sollten ihre aktuellen Rechnungsprozesse analysieren und identifizieren, welche Anpassungen notwendig sind, um elektronische Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen ausstellen zu können.
In den meisten Fällen ist die Implementierung einer geeigneten Rechnungssoftware notwendig, die die Ausgabe im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format unterstützt.
Da die Einführung der E-Rechnung nicht nur technische, sondern auch organisatorische Veränderungen mit sich bringt, sollten Mitarbeiter, insbesondere in der Buchhaltung, geschult werden, um die neuen Anforderungen effizient umzusetzen.
Vorteile der E-Rechnung
Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung lassen sich Zeit und Kosten einsparen.
Fehlerminimierung: Automatische Prüfprozesse reduzieren die Fehlerquote.
Umweltschutz: Die digitale Rechnungsstellung spart Papier und ist somit nachhaltiger.
Betrugssicherheit: Durch die bessere Nachvollziehbarkeit und die Integration mit Finanzsystemen wird Steuerbetrug erschwert.
Herausforderungen und Risiken
Trotz der vielen Vorteile stellt die Umstellung Unternehmen vor Herausforderungen. Die initialen Kosten für Software-Updates und die nötige Schulung der Mitarbeiter können für kleine Unternehmen belastend sein. Auch die technische Integration und Datenübertragung birgt potenzielle Sicherheitsrisiken, die jedoch mit der richtigen IT-Sicherheit und geeigneten Maßnahmen minimiert werden können.
Diese Fristen muss man beachten
Die neue Regelung basiert auf der deutschen Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die vorher für den öffentlichen Sektor (B2G) eingeführt wurde. Seit dem 27. November 2020 sind Unternehmen, die Rechnungen an Bundesbehörden und andere Bundesinstitutionen senden, verpflichtet, diese elektronisch in Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD einzureichen. Dies erfasst auch viele Lieferanten auf Länderebene, wobei regionale Unterschiede in der Umsetzung bestehen.
Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat am 15.10.2024 das Schreiben „Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG – Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025“ veröffentlicht. Darin werden die Regelungen des Wachstumschancengesetzes zur E-Rechnung erklärt.
Ab dem 01.01.2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, die Möglichkeit zum Empfang elektronischer Rechnungen als strukturierte Datensätze sicherzustellen und ab dem 01.01.2028 müssen elektronische Rechnungen in diesem Format ausgestellt werden. Diese Rechnungen, die sowohl für Leistungen als auch Gutschriften zwischen Unternehmern im Inland (B2B) gelten, müssen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.
