Kündigt sich das Finanzamt zur Außenprüfung an, sorgt dies häufig für Unbehagen. Umso wichtiger ist es, sich intensiv und gewissenhaft auf die Prüfung vorzubereiten. Welche Rechte und Pflichten Unternehmer bei einer Außenprüfung haben, fasst die D.A.S. Rechtsschutzversicherung zusammen.
Wann findet eine Außenprüfung statt?: Eine Außenprüfung, also eine Überprüfung der steuerlich relevanten Unterlagen und Sachverhalte, kann grundsätzlich in jedem Betrieb erfolgen, in seltenen Fällen sogar bei einer Privatperson. Wie häufig Unternehmen kontrolliert werden, richtet sich nach deren Größe. Während Großbetriebe lückenlos überprüft werden, findet die Kontrolle bei Kleinunternehmen eher selten statt. Dennoch kann das Finanzamt jederzeit eine Außenprüfung anberaumen, beispielweise bei Ungenauigkeiten in den vorgelegten Steuerunterlagen, bei stark schwankenden Gewinnen, Umsätzen oder Ausgaben oder wenn das Unternehmen für die Besteuerung nötige Informationen nicht herausgibt. Zusätzlich werden jährlich durch das „Losverfahren“ weitere Betriebe für eine Außenprüfung ausgewählt.
Sinnvoll ist es, seinen Steuerberater mit in die Vorbereitung einzubinden oder ihn sogar zur Außenprüfung hinzuzuziehen, empfiehlt Anne Kronzucker, Juristin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung.
Ankündigung der Außenprüfung: Der Termin für die Außenprüfung wird Großbetrieben meist vier Wochen, allen anderen Prüfungskandidaten zwei Wochen vorher in Form einer Außenprüfungsanordnung mitgeteilt.
Während bei Großbetrieben ein Prüfungszeitraum auf den vorherigen folgen soll, umfasst die zu prüfende Zeitspanne bei kleineren Unternehmen meist drei Jahre. Sie kann bei gegebenem Anlass aber auch verlängert werden. Von Bedeutung ist außerdem die Festlegung, welche Steuerarten (z. B. Einkommenssteuer, Umsatzsteuer, etc.) geprüft werden und wo die Außenprüfung stattfinden wird.
„Normalerweise findet sie in dem zu prüfenden Betrieb statt. Der Unternehmer muss dafür sorgen, dass dem Prüfer ein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt wird und notwendige Arbeitsmaterialien sowie die erforderlichen Bücher und Geschäftsunterlagen für ihn bereit liegen“, erklärt die D.A.S. Expertin. „Darüber hinaus kann die Prüfung in begründeten Fällen aber auch beim Steuerberater oder in den privaten Räumlichkeiten des Unternehmers erfolgen.“
Falls der Unternehmer bei der Vorbereitung des Termins auf Unregelmäßigkeiten in seinen Steuerunterlagen stößt, so konnte er bis vor Kurzem während der Zeit zwischen Eingang der Prüfungsankündigung und Beginn der Außenprüfung eine Selbstanzeige vornehmen. Bei einer Selbstanzeige musste der Steuersünder seine unterschlagenen Steuern sofort bezahlen, entging dafür aber einem Strafverfahren. Seit Mai 2011 ist dies nicht mehr möglich.
Vorbereitung der Unterlagen: Hat die Außenprüfung begonnen, kann sie kaum noch beeinflusst werden. Von daher sollte der Unternehmer wissen, welche Unterlagen gegebenenfalls benötigt werden – die meisten Geschäftsunterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden – und wo sich diese befinden. „Sonst kann die Außenprüfung teuer werden, warnt die D.A.S. Juristin. Denn sobald die Buchhaltung nicht mehr nachvollziehbar ist, kann der Prüfer die Einnahmen des Betriebes schätzen – und diese Schätzung wirkt sich in der Regel negativ auf den Betrieb und den neuerstellten Steuerbescheid aus.
Ein scharfes Auge haben Prüfer insbesondere auf Bargeldeingänge, aber auch auf die Reise- und Bewirtungskosten sowie den Gebrauch von Dienstwagen. Hier wird detailliert auf Ausgaben geachtet und im Zweifelsfall sogar ein Fahrtenbuch für die betriebliche Abrechnung angefordert.
Während der Außenprüfung hat der Prüfer nicht nur die Befugnis Unterlagen zu prüfen, er ist außerdem dazu berechtigt, Betriebsräume zu besichtigen oder Mitarbeiter zu befragen.
Ergebnisse im Abschlussgespräch: Am Ende der Außenprüfung steht meistens ein gemeinsames Abschlussgespräch, das möglichst im Beisein des Steuerberaters geführt werden sollte. Termin und Inhalt werden dem Steuerpflichtigen einige Tage vorher mitgeteilt. Bei dem Gespräch geht es darum, Ergebnisse auszuwerten und strittige Punkte zu besprechen.
Nach der Schlussbesprechung wird dann ein Prüfungsbericht erstellt, der alle Punkte der Prüfung nochmals zusammenfasst und gegebenenfalls einen neuen Steuerbescheid begründet.
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