Mit der neuen Kiosklösung, die den Mitarbeitern rund um die Uhr zur Verfügung steht, können diese Stundenkonten, Bescheinigungen u.Ä. selbst abrufen und ausdrucken, ohne extra einen Termin bei der Personalverwaltung ausmachen zu müssen. Dazu wurden fünf Selbstbedienungs-Terminals (Kioske) aufgestellt, die in der Produktion und im offen zugänglichen Bereich der Personalabteilung stehen.
Neben sechs verschiedenen Bescheinigungsarten (z.B. die allgemeine Arbeitsbescheinigung, die Einkommenserklärung für sozialen Wohnungsbau oder die Arbeitszwischenbescheinigung) bietet die Kiosklösung die Ausdruckmöglichkeit der aktuellen Gehaltsabrechnungen und der Zeitkonten. Des Weiteren verbirgt sich dort unter einem Button das „schwarze Brett“ sowie der Zugang zum Intranet. Über letzteren erfährt man alles Wissenswerte rund um das Unternehmen, Neues zu den Themen „Environment, Health und Safety“, sowie den Aktienkurs.
Erleichterungen als Ziel
Am Anfang stand die Idee des SGG-Personalteams, den gewerblichen Mitarbeitern das Ziehen von diversen Bescheinigungen an einem Automaten zu ermöglichen. Dies wurde dann entsprechend ausgebaut, als Personalleiter Josef Mosler von der Kiosklösung bei BMW erfuhr. Eine Präsentation dieses Systems beim Autohersteller überzeugte ihn und sein Team. Das gab den Ausschlag, diese Lösung ebenfalls einzusetzen.
Mosler: „Wir sind ein Schichtbetrieb, mit 7-Tage-Woche an 365 Tagen im Jahr. Unsere gewerblichen Mitarbeiter mussten früher die Öffnungszeiten des Personalbüros abwarten, um ihre Belange zu regeln und für jede Bescheinigung, Abrechnung oder Information sich die Zeit nehmen, dorthin zu gehen. Die benötigten Unterlagen wurden gesucht und ausgedruckt oder kopiert, was oft mit längeren Wartezeiten für den anfragenden Mitarbeiter verbunden war.“
Im Vorfeld der Umsetzung stellte das Personal-Team folgende Kriterien an die Self Service-Lösung: Ausdrucken der sechs häufigsten Personalbescheinigungen, der Entgeltabrechnung, der monatlichen Zeitkonten sowie einen Zugang zum Intranet und zu einem elektronischen „schwarzen Brett“ sollten ermöglicht werden.
Zudem war den Sicherheitsbestimmungen des Werkes Folge zu leisten. Man stellte sich industrietaugliche, d.h. robuste Geräte vor, die gegen Feuchtigkeit und Staub geschützt sind. Der Zugriff auf die Kioske sollte personalisiert und geschützt erfolgen.
Großen Wert legte Mosler auch darauf, die Belegschaft und den Betriebsrat mit ins Boot zu holen: „Wir haben unsere Mitarbeiter von Anfang an mit einbezogen und die Vorteile kommuniziert. Wir haben den Betriebsrat überzeugt, der uns dann voll und ganz unterstützt hat.“
Professionelle Umsetzung
Unterstützung in puncto Hardware-Realisierung der Lösung, fanden die Glas-Spezialisten mit Wincor Nixdorf. Der Terminal-Hersteller empfahl für den Bereich Software das auf SAP ausgerichtete Beratungshaus treorbis, das im Personalbereich langjährige Erfahrung mitbringt. Der Hardware-Anbieter und die Personalexperten hatten bereits gemeinsam mehrere Kiosklösungen installiert. Innerhalb sechs Wochen ging die Implementierung der Kiosklösung beim SGG-Werk in Köln-Porz über die Bühne und die Terminals für 200 Mitarbeiter wurden in Betrieb genommen.
Die Kiosklösung bietet bisher einen reinen Infostatus mit Anschau- und Ausdruckoption. Mosler bezeichnet dies als die erste Stufe des Systems, das schrittweise ausgebaut werden soll. Die Beschäftigten haben die elektronischen „Kollegen“ bereits akzeptiert und ihr Feedback ist durchweg positiv, da Wartezeiten passee sind.
Mosler betont, dass die Kioske nicht nur eingeführt wurden um einen besseren Mitarbeiterservice zu bieten, denn Saint-Gobain Glass unterstützt mit der Kiosklösung auch ein Großprojekt zur Zentralisierung der Personalabrechnung, das die Gruppe derzeit weltweit ausrollt. Auch für Deutschland lautet das Ziel, ein Personaldienstleistungszentrum einzurichten, das sämtliche Abrechnungsaktivitäten bündelt. Mosler: „Durch die Zentralisierung werden die Personal-Aktivitäten am Standort Stolberg gebündelt. Dabei entlasten die Kölner Kioske den Mitarbeiter in Stolberg, der die Personalabrechnungen bearbeitet, da die Beschäftigten hier in Köln sich ihre Abrechnungen/Zeitkonten selbst ausdrucken. “
Für den Ausbau der Kiosklösung hat Mosler interaktive Funktionen im Visier, z.B. das Bearbeiten von Urlaubsanträgen oder eine E-Mail-Option. Auch hat sich Saint-Gobain Glass in Stolberg mit der Kiosk-Idee „angesteckt“ und bereits fünf Terminals geordert.—
So funktioniert der Kiosk
Der Mitarbeiter kann jederzeit – egal, ob er Tag- oder Nachtschicht hat – am Kiosk eine Wohngeldbescheinigung oder sein Zeitkonto ausdrucken. Dazu loggt er sich mit seiner Zugangskarte und einem persönlichen PIN ein, und wählt seine Optionen per Trackball oder Touchscreen aus. Den gewünschten Beleg druckt er dann aus und kann nebenbei noch ein paar Firmennews am Bildschirm lesen.