Die meisten Verarbeiter setzen in ihren Betrieben heute Steuerungsprogramme für die Produktion und die Arbeitsvorbereitung ein. Aus diesen Programmen lassen sich in der Regel auch noch Bestellungen generieren und die Faktura erledigen. Diese Systeme schaffen jedoch i.d.R. keinen transparenten Informationsfluss im Betrieb. Und ein schleppender Kommunikationsfluss bei der Auftragsabwicklung kostet in der Praxis viel (unnötige) Zeit und damit Geld.
Wiederkehrende Tätigkeiten im Auftrags- und Bestellwesen sowie in der Lagerverwaltung lassen sich optimal mittels Software organisieren, da man sie standardisieren kann. Solche Maßnahmen sparen mit relativ wenig Aufwand auch dem kleinsten Handwerksbetrieb viel. Eine solche Software ergänzt dabei sozusagen die großen Programme für die Produktionsorganisation.
Drei Szenen aus dem Alltag: Montagmorgen, 07:00 Uhr. Heute ist der einzige Montagetag für eine Ganzglasanlage. Kaum vor Ort fällt den Monteuren auf, dass die teuren Designgriffe fehlen. Drei Mann suchen die Beschläge – erfolglos! Auch im Betrieb sind die Griffe nicht auffindbar. Der Chef gibt also eine neue Bestellung auf und organisiert eine zweite Fahrt zur Baustelle.
09:30 Uhr: Anruf aus dem Zuschnitt: Das Glas für Auftrag XY ist nicht auffindbar. Man sei sicher, dass die Gläser bereits eingegangen seien und gelagert wurden. Aber keiner weiß wo.
11.00 Uhr: Ein aufgeregter Mitarbeiter kommt ins Büro. Die Verglasungsklötze sind alle. Also schnell den Händler anrufen und per TNT (35 Euro Versandkosten) das Material ordern.
Jede dieser „Kleinigkeiten“ kostet Zeit: 20 Minuten, um den Sachverhalt zu klären. 10 Minuten für die neuen Bestellungen, weitere 15 Minuten, um die Arbeiten in der Werkstatt neu zu koordinieren und vielleicht noch den Montageplan zu ändern. Dazu kommen zusätzliche Fahrten zum Händler und auf die Baustelle.
Die genannten Situationen sind keine Einzelfälle. Sie können mit der passenden Organisation sowie mit cleveren EDV-Bausteinen minimiert und zudem schneller behoben werden.
Was kann welche Software leisten?
Die großen Produktionsprogramme leisten viel, ohne sie geht es nicht. Doch sobald der projektspezifische Auftrag erfasst und aufgelöst ist, haben sie ihre Schuldigkeit getan. Sie bieten teilweise noch ein integriertes Dokumentenmanagement, was häufig aber zu komplex ist und nicht alle weiteren Anforderungen abbildet. Jetzt kann MMC-Modular seine Stärken ausspielen: Das Programm vereint Auftragsmanagement und Bestellwesen mit Lagerverwaltung und Zeiterfassung der einzelnen Projekte und Mitarbeiter.
Nach Eingabe der Daten (Neuer Auftrag, Lieferung erfolgt, Waren angenommen etc.) kennt der Handwerker über die Verwaltungsfunktionen jeden einzelnen Auftragsstatus. Er kann zu jedem Projekt sofort den aktuellen Status abfragen, weiß, was geliefert wurde und wo es in der Werkstatt steht. Zudem kann er sehen, ob der Auftrag bereits beglichen wurde, und wenn nicht, per Knopfdruck ein Fax mit einer Zahlungsaufforderung verschicken.
Um die Arbeit zu erleichtern, wird vielfach mit Barcodes gearbeitet. Ist also der Auftrag erfasst, entfällt weiteres ungeliebtes Eintippen.
So sieht die Barcodesteuerung aus
Der Auftrag, der Lieferschein etc. werden genauso geschrieben wie bisher. Dazu kommt aber, dass alle diese Dokumente (Bestelldokument, Lieferschein etc.) vom System einen Barcodeaufkleber zugeordnet bekommen. Dieser wird nach Ausdruck des Dokuments einfach aufgeklebt.
Nun werden die mit Barcodenummer versehenen Bestellscheine, Rechnungen etc. eingescannt (Dokumenten-Scanner) und als PDF im System, d.h. im zugehörigen Auftragsordner, hinterlegt und sind abrufbar. Das Scannen lässt sich zusammenfassen, sodass am Abend alle Dokumente in einem Rutsch eingescannt werden können. Da jetzt alle Schriftstücke als PDF vorliegen, lassen sie sich leicht auf dem Laptop speichern und sind beim Kunden oder auf der Baustelle immer zur Hand. Insgesamt werden so die Aufträge und alles, was damit zusammenhängt, transparent und schnell nachvollziehbar, auch wenn der Mitarbeiter, der das Projekt bearbeitet hat, nicht im Betrieb ist. Das bestechende an der Software liegt weiter darin, dass sie auf die jeweilige Firmengröße angepasst werden kann. Damit laufen die Kosten auch nicht aus dem Ruder.
Die notwendigen Systemvoraussetzungen
Das Programm MMC-Modular lässt sich leicht bedienen und läuft windowsbasiert ab Windows XP. Die Anforderungen an die Hardware sind minimal. Ein normaler Büro-PC reicht aus.
Daten aus anderen Programmen können übernommen werden. Da Schnittstellen und ihre Programmierung häufig aufwendig sind und die Datenübergabe aus den Produktionsprogrammen selten den Anforderungen der Organisationssoftware entspricht, empfiehlt es sich, die wenigen anfallenden Daten händisch zu erfassen. Einmal eingegeben läuft alles über Barcode. Damit hält sich der Tippaufwand in Grenzen.
Soft- und Hardware können ruhig getrennt betrachtet werden. Allerdings erfordert ein in sich abgestimmtes System feste Komponenten. Aufeinander abgestimmte Software funktioniert, die Geräte sind getestet und der Handwerker muss fast keine Systemeinstellungen mehr vornehmen. Handscanner und Barcodedrucker müssen noch angeschafft werden. In einem Betrieb mit vier Büroarbeitsplätzen fällt maximal ein Tag für die Installation an. Dazu kommen rund ein bis zwei Tage individueller Schulung der Mitarbeiter. Weiter empfiehlt sich nach vier Wochen eine Nachschulung, um die Prozesse auch wirklich optimal umzusetzen. —
