Ideal-Geschäftsführerin Sabine Weinstock lässt keinen Zweifel darüber aufkommen, dass die Integration der eigenen Logistik in die zentrale Gestellverwaltung von Gestellpool der richtige Schritt war. Das Unternehmen produziert an den Standorten Wittlich-Wengerohr und Traben-Trarbach wöchentlich rund 6500 Einheiten Fenster und Türen. Logistik sei der größte Kostenapparat im Unternehmen, gleichzeitig liege hier ein großes Einsparpotenzial.
Seit August 2010 ist man Teilnehmer beim Gestellpool Europe und hat 2600 Gestelle in den Pool eingebracht. „Wir haben die Gestellverfolgung früher manuell mit Excel-Listen vorgenommen. Mit der Hand wurde eingetragen, wann die Gestelle ausgeliefert und wann sie zurückgeholt wurden. Es gab einen Mitarbeiter, der ausschließlich mit der Gestellnachverfolgung beschäftigt war. Das ist jetzt nicht mehr nötig“, so Weinstock.
Ein weiterer „Riesenvorteil“, so die Geschäftsführerin, sei die „klare Belegbarkeit“ gegenüber den Händlerkunden, wenn ein Gestell nicht auffindbar ist. „Heute können wir sagen, Ihr habt das Gestell an einem bestimmten Datum erhalten, hier ist Eure Unterschrift. Früher mussten wir jährlich bis zu 100 Gestelle ausbuchen, weil nicht nachzuweisen war, dass wir das Gestell nicht wieder zurückgeholt hatten.“ 100 Gestelle mit einem Wert von 400 bis 500 Euro, das ist ein relevanter Kostenfaktor. Heute gibt es aber praktisch keine Ausfälle mehr. Und wenn doch einmal ein Gestell abhandenkommt, zahle der Kunde dafür über die Miete.
Sabine Weinstock: „Unsere Kunden schauen jetzt selbst nach, welche Gestelle sich bei ihnen befinden und ab wann sie in die Miete kommen. Das läuft sehr stabil.“
Am Anfang sei das zentrale Verwaltungssystem für die Händlerkunden eine Umstellung gewesen, denn plötzlich fiel ihnen eine Dokumentations- und damit eine Sorgfaltspflicht zu. Das erforderte Überzeugungsarbeit durch die Außendienstmitarbeiter. Heute gebe es bei den Stammkunden keine Kooperationsprobleme, aber jeder Neukunde muss aufgeklärt und informiert werden. Es brauche dann ein oder zwei Belieferungen, bis sich das System eingespielt hat.
Wolfgang Follmann, Koordinator und Qualitätsmanagement-Verantwortlicher, berichtet: „Vor dem Eintritt in den Gestellpool ergab sich häufig das Problem, dass wir in den Werken keine Gestelle mehr zur Verfügung hatten. Das war für uns eine schwierige Situation, denn wir produzieren just in time und unterhalten kein Lager. Dann mussten wir die fertigen Elemente irgendwo im Werk an die Wand lehnen.“ Solche Staus haben sich dank der zentralen Gestellverwaltung verflüssigt.
Sabine Weinstock betont in diesem Zusammenhang, dass eine gute Kommunikation im Dreiecksverhältnis Kunde-Lieferant-Gestellpool ein wichtiger Erfolgsfaktor sei. Trotz der lückenlosen digitalen Erfassung der Gestelle ergeben sich im Alltag immer wieder Ausnahmen, die nur in der direkten persönlichen Kommunikation zu klären seien. „Eine komplette Automatisierung ist nicht möglich, weil es immer Ausnahmen geben wird.“
Wolfgang Follmann und Sabine Weinstock berichten aber von einem Problem mit den Scannern: Die Lkw seien zum Teil mehrere Tage unterwegs und erst nach der Rückkehr können die Gestelldaten aus den Geräten ausgelesen werden.
Aber so entstehe ein falsches Bild. Gestelle, die scheinbar im Bestand sind, rollen tatsächlich über die Straße. Für dieses Problem mangelnder Datenaktualität zeichnet sich jetzt eine Lösung ab: Das Unternehmen gehört zu den ersten Gestellpool-Teilnehmern, die den neuen Smartphone-Scanner PA700 im Einsatz haben. „Zwei Fahrer setzen die Handys ein. Die Ergebnisse sehen gut aus“, fasst Weinstock zusammen.