Seit 1. Januar 2015 sind viele Betriebe gemäß § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter exakt zu erfassen. Konkret heißt das: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind innerhalb einer Woche aufzuzeichnen. Mit nicht (vollständig) ausgefüllten Stundenzetteln oder nicht „abgestempelten“ Karten riskieren Unternehmen Bußgelder von bis zu 30 000 Euro.
Doch einem Handwerksmeister bleibt oft gar nicht die Zeit, sich neben der Akquise von Aufträgen auch noch intensiv um eine lückenlose Arbeitszeiterfassung zu kümmern. Um hier Abhilfe zu schaffen, nutzen Unternehmen, z. B. für ihre Baustellenprojekte, die lückenlose GPS-Aufzeichnung von PTC. Um den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende mobiler Mitarbeiter präzise zu erfassen, wird ein RFID-Lesegerät mit dem GPS-System verbunden. Die exakten Einsatzzeiten aller Mitarbeiter können im webbasierten PTC-Online-Portal jederzeit, auch von unterwegs, ausgewertet und als Bericht ausgedruckt werden.
Wichtig ist, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter nicht nur dokumentieren, sondern auch für zwei Jahre aufbewahren. Mit der digitalen Zeiterfassung von PTC werden die Arbeitszeiten nicht nur zeitnah protokolliert, sondern auch auf den firmeneigenen, deutschen Servern abgespeichert. Ein weiterer Vorteil ist, dass Arbeitszeiten automatisch erfasst werden und nicht verlorengehen können.
Die GPS-Systeme unterstützen nicht nur die mobile Zeiterfassung, sondern auch die Auftragsplanung. Aus diesem Grund nutzt die Colter Fenster-Türen-Glas GmbH seit 2012 die Telematik-Lösungen von PTC GPS-Services. Fenster, Türen, Markisen und mehr umfasst die Produktpalette des 1975 gegründeten Familienunternehmens.
Im PTC-Online-Portal kann Geschäftsführer Carsten Colter nachvollziehen, welcher Monteur sich wie lange und wann an welchem Einsatzort befindet. Kunden gegenüber kann er stets Auskunft über voraussichtliche Ankunftszeiten oder die Arbeitszeit vor Ort geben. Durch die zuverlässige Datenübertragung und sichere Datenspeicherung des GPS-Systems werden die tatsächlichen Einsatz- und Fahrtzeiten automatisch festgehalten. Dadurch kann er seinen Auftraggebern die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter und die gefahrenen Kilometer einwandfrei nachweisen. Die lückenlose Dokumentation erspart ihm zugleich unnötige Diskussionen mit seinen Mitarbeitern.
Der Einsatz mobiler Mitarbeiter erfordert ein gewisses Maß an Kontrolle. Seit der Einführung des GPS-Systems sind die Überstunden deutlich zurückgegangen. „Die haben sich um 30 Minuten pro Mitarbeiter reduziert“, freut sich Geschäftsführer Colter. Aber auch für die Koordination von Notdiensten, z. B. bei Glasbruch in einer Schule, ist die Echtzeitortung der Einsatzfahrzeuge unverzichtbar. „Ich sehe gleich, welches Fahrzeug in der Nähe einsatzbereit ist.“
Mithilfe des PTC-Routenplaners erstellt Colter abhängig von der Verkehrslage und der Strecke den optimalsten Tourenplan für seine Aufträge. Er kann zusätzlich im PTC-Online-Portal feststellen, ob die Aufträge in optimaler Reihenfolge abgefahren wurden und überprüfen, ob die Arbeitszeiten eingehalten wurden. Die Berichte der bereits gefahrenen Strecken nutzt Colter auch für die Nachkalkulation. So kann er abschätzen, für welche städtischen Ausschreibungen er sich im nächsten Jahr wieder bewirbt.—