Dieses Szenario kennen Fensteranbieter in ähnlicher Weise: Das Telefon klingelt, der Kunde am anderen Ende der Leitung hat vor fünf Jahren ein Rundbogenfenster bekommen und braucht jetzt dringend Ersatz, weil es der Nachbarsjunge mit dem Fußballtraining etwas übertrieben hat. In diesem Zuge möchte der Kunde auch noch die Griffoliven austauschen. Ein Bild vom gewünschten Griff hatte er damals bereits dem Kollegen per E-Mail geschickt. Der Griff war nur leider nicht mehr lieferbar. Sie – wissen von nichts. Der Kollege, der damals für das Projekt verantwortlich war, hat jetzt natürlich Urlaub …
Das Softwarehaus Klaes hat es sich zur Aufgabe gemacht, Fensteranbieter bei solchen Herausforderungen zu unterstützen: Das Produkt dazu heißt ELO professional („Elektronischer Leitz Ordner“) und solche und ganz viele andere Szenarien sind damit einfach in den Griff zu bekommen. Denn mit diesem intelligenten Dokumenten-Management-System werden alle geschäftsrelevanten Dokumente digital archiviert und Geschäftsabläufe organisiert.
Ein besonderer Vorteil für Klaes-Kunden: Mit der ELO-Integration haben diese bereits in der Fensterbausoftware direkten Zugriff auf das ELO-Archiv und können so vorhandene Projektdaten – wie im Beispiel das Bild der alten Griffolive – ganz leicht finden, ohne das Programm zu wechseln. Die integrierte Suche bietet damit enorme Zeitersparnis im Arbeitsalltag.
Dazu kommt: Nicht nur das Archivieren und Suchen von Geschäftsdokumenten kann sehr zeitaufwendig sein und somit einen großen Kostenfaktor für Ihr Unternehmen darstellen. Auch neue Grundsätze und gesetzliche Pflichten sorgen im Arbeitsalltag immer wieder für Ratlosigkeit und ineffiziente Arbeitsabläufe, die damit erledigt sind.
Die Fensterbaufirma Heinrich aus Wetzlar ist so ein Anwender, der jetzt auf ELO nicht mehr verzichten möchte.
Jörn Heinrich ist der Chef der rund 15-köpfigen Mannschaft, die Kunststofffenster herstellt, vertreibt und größtenteils auch noch selbst montiert. Er selbst sieht sich dabei als „Kümmerer“, oder anders ausgedrückt: Er sorgt dafür, dass der Laden rundläuft und im Laufe eines Jahres rund 8000 Elemente die Fertigungshallen verlassen.
Heinrich zur wirtschaftlichen Situation: „Wir haben permanent gut zu tun und in unserer Region sehe ich darüber hinaus riesengroßes Potenzial, da überall noch sehr viele alte Fenster darauf warten, ausgetauscht zu werden.“
Das war nicht immer so, er kann sich auch noch an Zeiten erinnern – kurz nach der Jahrtausendwende – als man mit dem Musterkoffer von Haus zu Haus ging und auf die Vorzüge der eigenen Produkte hinwies.
Jetzt sei die Kaufkraft vorhanden – auch die nötigen Preisaufschläge bedingt durch die Verteuerungen der Zulieferprodukte würden seine Kunden akzeptieren. Dabei ist Heinrich mit seiner Echtzeitkalkulation immer auf der sicheren Seite: Teuerungszuschläge fließen in der eigenen Preiskalkulation immer sofort mit ein und Angebotspreise bleiben nur einen Monat für den Anbieter bindend.
Dazu liefert Heinrich seine Produkte auch an regionale Händler und Montagebetriebe sowie Baugenossenschaften. Nur bei der Kundennachfrage nach Holzfenstern muss er passen – „wir bieten das an, was wir auch selbst herstellen.“
Klaes-Kundenberater wichtiges Bindeglied
Bei Klaes fühlt sich Heinrich seit jeher gut aufgehoben, in erster Linie ist für den Fensterbauer der enge Austausch zum Kundenberater Jens Johanni und die intensive sowie hilfreiche Unterstützung durch die Hotline zu nennen. Er glaubt nicht, dass andere Software-Lösungen für sein Geschäft besser wären – letztlich könne er mit Klaes alles abdecken, was für ihn in seinem Geschäft wichtig ist.
Weitere digitale Potenziale entdecken
Heinrich selbst ist intensiver Schulungsteilnehmer und setzt sich intensiv mit der Fensterbausoftware und den Modulen drumherum auseinander – man könnte ihn auch als Power-User bezeichnen, was eben auch mit reichlich „Fleißarbeit“ verbunden ist. Klaes-Mann Jens Johanni
kann das bestätigen: „Jörn Heinrich und auch schon sein Vater haben sich intensiv mit den Möglichkeiten der Fensterbausoftware beschäftigt. Sie kennen sich in der Tiefen des Programms hervorragend aus.“ Der Kundenberater hat ihm dann vor gut 2 Jahren vorgeschlagen, die Prozesse im Unternehmen genau zu analysieren, um dann im Anschluss aufzuzeigen, was gut läuft und vor allem wo noch Potenzial besteht.
Gleichzeitig wurde von Johanni ein individuelles Schulungskonzept erstellt, um Heinrich auch hier optimal zu unterstützen. „Der entscheidende Grundgedanke für mich war, dass ich mein Unternehmen auf den digitalen Prüfstand stellen wollte. Was ist für einen Betrieb meiner Größenordnung möglich, wo lasse ich noch zu viele Chancen aus,“ erläutert Heinrich.
Auch wurden Kundenkontakt-Elemente – zu Neudeutsch die „Customer Journey“ – analysiert. Johanni: „Beispielsweise was passiert, wenn ein Kunde anruft: Wer nimmt ab, welche Informationen werden gespeichert und wohin. Auch haben wir die Laufwege der Mitarbeiter hinterfragt: Welche Informationen sind in welchen Mappen abgelegt und wo werden diese gelagert.“ Schon jetzt kann Heinrich feststellen, dass im Anschluss die Suchzeiten im Büro enorm zurückgegangen sind – durch die Einführung von ELO.
Jens Johanni erläutert, dass man dabei „Dinge, die gut waren übernommen“ und andere ganz neu aufgebaut hat. „Jetzt nach einem Jahr intensiver Begleitung arbeitet das Heinrich-Team mit einem ganz neuen Datenpaket mit neuen Preisen, neuen Artikeln und neuen Arbeitsprozessen viel effizienter.“ Das Ziel, die Digitalisierung von Auftragsvorgängen zu etablieren, wurde schnell erreicht. Und: „Die ganze Sucherei fällt jetzt weg.“ Der kaufmännische Apparat ist im digitalen Sinne im Griff.
Soviel kostet die Einführung von ELO
Darüber hinaus wurde auch die Fensterbausoftware auf den neuesten Stand gebracht und das digitale Dokumentenmanagement an die Klaes-Software angekoppelt. Im speziellen Fall wurde zudem der Server von Klaes erneuert.
Mit welchen Kosten und Aufwänden muss man dann insgesamt rechnen? Im Fall Heinrich beispielsweise gab es für die Implementierung der neuen Software-Bausteine einen Programmier-Aufwand von etwas über 100 Stunden. Nicht zu vernachlässigen sind die vielen Stunden, die auch für Heinrich selbst angefallen sind. Aber dieser „Eigenanteil“ war dem Fensterbauer wichtig – er will die Abläufe und die Software nicht nur verstehen, sondern auch selbst gestalten.
Jens Johanni begrüßt die Eigeninitiative seines Kunden: „Es gibt viele Anwender, die ihren gebuchten Leistungsumfang gar nicht ausschöpfen. Teilweise ist gar nicht bekannt, was die Software alles kann. Jörn Heinrich gehört sicher nicht zu dieser Gruppe. Ihm haben Schulungen und die intensive Auseinandersetzung mit der Anwendung extrem genutzt.“
Das Angebot der Unternehmensanalyse bei Bestandskunden gehört jetzt übrigens zu Johannis Agenda – jeden Monat nimmt er sich einen neuen Kandidaten vor. „Die Vorschläge, die ich dann am Ende mache, wo es besonders klemmt oder wo noch einiges rauszuholen wäre, stoßen auf offene Ohren.“
Heinrich denkt jetzt bereits schon einen Schritt weiter – schließlich hat er das letzte Glied innerhalb der Wertschöpfungskette im Blick: Die Montageabläufe. Auch hier würde er gerne mehr tun in Sachen Digitalisierung – was beispielsweise Abnahmeprozesse angeht und das Dokumentenmanagement. Gleichzeitig ist er ein Befürworter von Lösungen, die aus einer Hand kommen. Klaes-Mann Johanni macht in dem Punkt dem Fensterexperten Hoffnung: „Wir sind da dran! Das Thema Montageplanung haben wir auf den Schirm und wir werden Jörn Heinrich demnächst sicher eine Lösung anbieten können.“
Foto: Daniel Mund / GLASWELT
Was steckt hinter ELO?
Vor allem das Suchen von einzelnen E-Mails und Belegen kann viel Zeit und Geld in Anspruch nehmen. Eine Lösung dafür bietet ELO, das Dokumenten-Management-System (DMS) von Klaes. Mit ELO können alle geschäftsrelevanten Dokumente digital archiviert und sogar individuelle Geschäftsabläufe organisiert werden.
Mit ELO arbeiten Sie GoBD-konform
Es gelten neue Grundsätze, welche die Aufbewahrung digitaler Dokumente regeln. Werden geschäftsrelevante Informationen auf elektronischem Weg versendet oder empfangen, müssen diese auch gleichartig aufbewahrt werden – also digital. Es muss gewährleistet sein, dass die Daten unveränderbar und mit gesichertem Zugriff archiviert werden. Sobald Angebote oder Rechnungen per E-Mail versendet oder empfangen werden, muss man sich mit einer digitalen Archivierung auseinandersetzen. ELO bietet das, denn die Software ermöglicht die rechtssichere Speicherung von E-Mails sowie die GoBD-konforme Archivierung von Dokumenten.
Weitere Vorteile:
