Bei den Beleganforderungen kennen die Finanzbehörden kein Pardon, wie ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH, Az. X R 57/09) zeigt: Im vorliegenden Fall fehlte auf den Gaststättenrechnungen der Name des Bewirtenden. Das ist aber nach Ansicht der Richter zwingend erforderlich, weil sonst nicht erkennbar ist, welchem Steuerpflichtigen die Aufwendungen entstanden sind. Die Richter stellten in diesem Urteil klar, dass ergänzende Nachweise, wie der Eigenbeleg oder die Kreditkartenabrechnung nicht ausreichen, um die Kosten abzuziehen, denn sie hätten nicht die gleiche Nachweisfunktion wie die Gaststättenrechnung als Fremdbeleg.
Aufatmen können Steuerpflichtige, deren Aufwendungen 150 Euro brutto nicht überschreiten. Diese Kosten werden weiterhin vom Fiskus anerkannt, auch wenn der Name des bewirtenden Steuerpflichtigen fehlt.
So vermeiden Sie die drei häufigsten Formfehler
Eine formal korrekte Rechnung sichert per se noch keinen Steuerabzug. Hier die drei häufigsten Fehler und wie Sie diese vermeiden können:
- Unvollständige Angaben: Ein steuerlich ordnungsgemäßer Restaurantbeleg erfordert Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen. Die Angaben können auf dem Bewirtungsbeleg oder einem separaten Blatt schriftlich ergänzt werden. Auch die Unterschrift des Steuerpflichtigen darf nicht fehlen. Für Bewirtungen in den Geschäftsräumen lassen sich Eigenbelege nach dem gleichen Prinzip erstellen. Bei einem Geschäftsessen im Restaurant ab 150 Euro brutto muss zudem die Rechnung auch den Namen des Bewirtenden enthalten.
- Fragwürdiger Anlass: Wird ein schwammiger Grund für die Bewirtung angegeben, zweifelt das Finanzamt die geschäftliche Veranlassung an. Pauschale Formulierungen wie „Geschäftsessen“ oder „Besprechung“ genügen in keinem Fall. Der Anlass des Treffens sollte möglichst konkret und detailliert festgehalten werden. Beispiele: „Zeitplanung für Software-Umstellung“ oder „Marketingstrategie für neue Produktlinie“.
- Überhöhte Kosten: Die Bewirtungskosten sollten immer in einem angemessenen Verhältnis zum geschäftlichen Anlass und zur Größe des Firma stehen. Sehr teure und häufige Bewirtungen erkennt das Finanzamt im Zweifel wegen Unüblichkeit nicht an. Höhere Bewirtungskosten sollten deshalb mit guten Argumenten erläutert oder aus dem privaten Portemonnaie bezahlt werden.