Ein elektronisches Fahrtenbuch muss zwingend die gleichen Anforderungen wie das handschriftlich geführte Fahrtenbuch erfüllen. Nachträgliche Änderungen und Ergänzungen sind zu protokollieren. Darum entschied der Bundesfinanzhof, dass Excel-geführte Fahrtenbücher nicht den Ansprüchen des Finanzamtes genügen (BFH-Urteil VI R 64/04 vom 16. 11. 2005). Um die zurückgelegten Strecken und den Kilometerstand automatisch und lückenlos zu erfassen, wird das GPS-Ortungssystem von PTC mit dem elektronischen Fahrtenbuch verbunden. Das System überträgt die GPS-Daten des Fahrzeuges auf den firmeneigenen Server in einem gesicherten Rechenzentrum. Wichtig ist: Bei einer Änderung im Fahrtenbuch, musss dies für das Finanzamt mit einem Zeitstempel kenntlich gemacht werden.
Sorgfalt rechnet sich
Ein handschriftlich geführtes Fahrtenbuch bedeutet Aufwand und verlangt Disziplin. Schnell wird vergessen, eine Fahrt einzutragen oder den letzten Kilometerstand aufzuschreiben. Mit dem elektronischen Fahrtenbuch von PTC werden die gefahrenen Kilometer automatisch erfasst.
Wie bald ist zeitnah?
Zeitnah bedeutet gemäß dem Bundesministerium der Finanzen, dass der Fahrer den Fahrtenbucheintrag innerhalb von sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt zu vervollständigen hat (BMF-Schreiben IV C 5 – S 2334/10/10006 vom 7. 12. 2011).
Häufige Fehlerquelle: Kilometerstand
Üblicherweise weicht der Kilometerstand des Tachometers von den Angaben des GPS-Ortungsgerätes ab. Dafür gibt es verschiedene Gründe, wie die werkseitige Justierung des Tachometers und z. B. der Wechsel von Sommer- und Winterreifen. Um diese Abweichung zu vermeiden, kann der Kilometerstand des Fahrzeuges im elektronischen Fahrtenbuch von PTC kalibriert bzw. korrigiert werden. Die Finanzämter beschränken sich nicht auf Plausibilitätsprüfungen, sondern überprüfen anhand von Routenplanern, ob die Kilometerangaben im Fahrtenbuch korrekt sind. Deshalb müssen mögliche Abweichungen gekennzeichnen und begründet werden. Kilometerangaben eines elektronischen Fahrtenbuchs können um 20 % von der empfohlenen längsten Strecke eines Routenplaners abweichen (Finanzgericht Urteil 12 K 4479/07 E vom 7. 11. 2008).
Fahrer-Erfassung im Schadensfall
Versicherungstechnisch ist ein Firmenwagen eine komplexe Angelegenheit. Schließlich ist das Unternehmen der Fahrzeughalter, am Steuer sitzt aber der Arbeitnehmer. Durch das GPS-System weiß das Unternehmen immer, wo sich welcher Firmenwagen befindet. In Kombination mit der Fahrer-Erfassung von PTC wird darüber hinaus auch der Fahrerzeugführer dokumentiert. Diese Information kann z. B. bei der Zuordnung von Schadensfällen hilfreich sein.
Sichere Datenspeicherung
Elektronische Fahrtenbücher sind wie manuell geführte Fahrtenbücher zehn Jahre gemäß § 147 der Abgabenverordnung aufzubewahren. Durch die automatische Online-Datenarchivierung garantiert das elektronische Fahrtenbuch von PTC nicht nur weniger Schreibarbeit, sondern auch eine professionelle Datensicherung. Ob bei einem Systemabsturz, Festplattencrash oder Smartphone-Verlust: das elektronische Fahrtenbuch von PTC bleibt erhalten. Alle Daten des PTC-Fahrtenbuchs werden auf die firmeneigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum gesendet und dort gespeichert.
Weitere Infos unter www.ptc-gps.de