Auf die richtigen Formulierungen kommt es an
Die Handwerkskammer Region Stuttgart beschreibt folgenden Problemfall: Man verschickt eine E-Mail, Sekunden später kommt die Abwesenheitsnotiz und danach ist man genauso klug wie vorher - weil entscheidende Informationen wie die Kontaktdaten seines Vertreters oder der geplante Rückkehrtermin ins Büro darin nicht genannt werden. Oder aber die Antwort liest sich dermaßen unfreundlich, dass Sie am liebsten gleich jemand anderes kontaktieren würden.
Deshalb empfiehlt die Handwerkskammer Region Stuttgart folgende Tipps zur Abwesendheitsnotiz:
Was drin stehen sollte
- Grundsätzlich gilt: Die Abwesenheitsnotiz sollte genauso höflich und professionell wie die übliche Korrespondenz klingen.
- Begrüßen Sie den Empfänger mit einem freundlichen "Guten Tag" oder einer ähnlichen Formulierung und bedanken Sie sich für seine Anfrage.
- Teilen Sie dem Empfänger mit, wann Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar sein werden bzw. wann Ihr Betrieb wieder geöffnet hat.
- Wenn Sie während Ihrer Abwesenheit vertreten werden, nennen Sie dem Empfänger die Kontaktdaten der entsprechenden Person (Name, Telefon-Nummer, E-Mail-Adresse).
- Erwähnen Sie in Ihrer E-Mail außerdem, ob die Anfrage weitergeleitet wurde (zum Beispiel an Ihre Vertretung) oder ob die Mail bis zu Ihrer Rückkehr unbearbeitet bleibt.
- Beenden Sie die Abwesenheitnotiz mit einer passenden Grußformel ("Mit freundlichen Grüßen" o.ä.) sowie mit Ihrer gewohnten E-Mail-Signatur inklusive aller Kontaktdaten des Betriebs.
- Gerade über die Feiertage bietet sich ein Weihnachtsgruß oder ein Neujahrsgruß an.
Was in der Abwesenheitsnotiz NICHT stehen sollte
- So sehr Sie sich auch auf Ihren Ski-Urlaub in Ischgl, Ihren Familienurlaub im Schwarzwald oder Ihre Silvesterkreuzfahrt im Mittelmeer freuen mögen: Verzichten Sie unbedingt auf provokante oder schadenfrohe Urlaubsankündigungen oder sonstige Details zu Ihrem Urlaub.
- Ob Sie Ihre Handy-Nummer für dringende Anliegen angeben, sollten Sie sich sehr gut überlegen: Ob das Anliegen dringend ist, entscheidet der Anrufer. Mit der gewünschten Ruhe im Urlaub könnte es also schneller vorbei sein, als Ihnen lieb ist.
- Private Abwesenheitsgründe wie eine Krankheit oder ein Kuraufenthalt gehen niemanden etwas an - schon gar nicht Ihre Kunden oder Geschäftspartner. Verschweigen Sie daher in einem solchen Fall die konkrete Begründung Ihrer Abwesenheit.
- Verzichten Sie außerdem auf Werbung - die könnte Sie teuer zu stehen kommen. Seit 2015 ist sie nach einem BGH-Urteil in in Abwesenheitsnotizen verboten.
So könnte Ihre Abwesenheitsnotiz aussehen
Variante 1
Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Momentan befinde ich mich nicht im Büro und habe daher keinen Zugriff auf meine E-Mails. Ich bin ab dem TT.MM.JJJJ wieder am Arbeitsplatz erreichbar und kümmere mich dann gern um Ihr Anliegen. Ihre E-Mail wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte meine Kollegin XY (xy@fensterbau.de, 0711/1234567).
Mit freundlichen Grüßen
Frank Fensterbau
Handwerkerstr. 1
70123 Stuttgart
www.glaswelt.de
Variante 2:
Guten Tag,
herzlichen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen momentan Betriebsferien und sind daher vorübergehend nicht per E-Mail erreichbar. Ab dem TT.MM.JJJJ kümmern wir uns gern um Ihr Anliegen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Mit freundlichen Grüßen
Frank Fensterbau
Handwerkerstr. 1
70123 Stuttgart
www.glaswelt.de
VFF Geschäftsführer gibt zu bedenken
Ulrich Tschorn warnt: "Im Objektvertrieb läuft ab Zugang einer Information die Frist zur Erledigung. Bei Betriebsferien wird keine Post angenommen und somit gibt es keinen Zugang und keine Frist. Durch eine Abwesenheitsmeldung wird aber der Zugang nachweisbar und damit beginnt die Frist – wollen das die Betroffenen? Darüber muss sich jeder Beteiligte im Klaren sein."
So richten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein
Wie Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten, hängt von Ihrem Anbieter ab. Hier finden Sie die Anleitungen im Überblick:
- Abwesenheitsnotiz bei Outlook einrichten
- Abwesenheitsnotiz bei Thunderbird einrichten
- Abwesenheitsnotiz bei Google Mail einrichten
- Abwesenheitsnotiz bei GMX einrichten
- Abwesenheitsnotiz bei web.de einrichten
- Abwesenheitsnotiz bei t-online einrichten