_ Beim Fensterbauer Hewe Glas- und Metallbau GmbH mit über 95 Mitarbeitern und einer Produktionsfläche von 4000 m² sind zwar schon sehr viele Prozessschritte fein durchgeplant und werden professionell gedacht, aber es ist trotz allem noch immer ein Unternehmen, das sich handwerkliche Fertigungsstrukturen bewahrt hat. Vielerorts funktioniert das Unternehmen, im positiven Sinne, wie ein Handwerksbetrieb – zugegebener Maßen wie ein sehr großer.
Das Unternehmen mit Sitz in Lahr (zwischen Freiburg und Straßburg) fertigt Fenster, Türen, Fassaden und Brandschutzelemente aus Aluminium für Architektur und die Bauindustrie. Dabei kommen die Konzeption, Planung, Produktion und der Einbau aus einer Hand: für den Individualbereich genauso wie für Objektlösungen.
Papierlose Fertigung war die Bedingung
Schon vor der Auftragserteilung einer neuen Software war für Markus Beck, Geschäftsführer bei Hewe, klar: Unsere neue Software muss eine papierlose Fertigung mitbringen. Noch immer bieten nicht alle Softwarehäuser diese Möglichkeiten und die Unternehmen, welche das Thema angehen, denken meist in industriellen Strukturen. Im Handwerk sind Softwarelösungen für die eindeutige digitale Dokumentenverteilung immer noch rar.
Die Überlegungen zu einer papierlosen Fertigung waren daher auch ganz pragmatischer Natur:
- Um den Überblick zu behalten wurden manche Fertigungsunterlagen mehrfach kopiert
- Änderungen an bestehenden Aufträgen waren deshalb nur schwer einzupflegen
- Abweichungen in der Werkstatt („anderes Schloss eingebaut“) wurden oft gar nicht dokumentiert
- Es war nicht immer klar, welcher Mitarbeiter welche Liste gerade vorliegen hatte
- Die Zeiterfassung wurde separat erfasst. Diese sollte über das neue System mitlaufen
Was früher auf dem Papier stand, steht jetzt auf dem Monitor
Es ging nicht darum, einzelne Prozessschritte abzubilden, welche womöglich auch gleich noch an die Maschinenzyklen gebunden sind. Vielmehr ging es darum, den Mitarbeitern die Dokumente, welche Sie heute schon in Papierform kennen, digital an einem Monitor anzuzeigen.
Stefan Zink, Geschäftsführer vom Softwareanbieter Zink GmbH war also gleich klar: „Warum nicht einen Monitor hochkant verwenden: So passt ein A4-Blatt besser auf den Bildschirm und ringsherum gibt es noch Platz für ein paar Buttons, um das Programm per Touchscreen zu bedienen.“
Papier verwalten beherrscht die Softwarelösung MMC („Manage my Company“) von Zink schon – und dabei spielt es keine Rolle, ob es ein automatisches PDF aus der Fensterbausoftware oder ein handgeschriebenes Blatt mit einer Skizze ist. Die Dokumente werden automatisiert über Barcodes eingelesen oder stehen schon digital zur Verfügung. Und so entstand aus der sehr einfachen Grundidee ein ebenso einfaches Produkt: Die papierlose Fertigung der Zink GmbH.
Durch die sehr enge Zusammenarbeit von Hewe und Zink wurde das Programm ständig in der Werkstatt getestet. Die Mitarbeiter in der Produktion lieferten umgehend ein Feedback – und die Testpersonen waren nicht die „Youngsters“ der Firma, sondern langjährige Mitarbeiter, oft mit über 30 Jahren Betriebszugehörigkeit. „Insgesamt wurde gemeinsam rund ein Jahr an dem Produkt gefeilt. Der enge Entwicklungsprozess gemeinsam mit einem Kunden ist für eine neue Software das effektivste,“ erläutert Zink. Durch die zeitgleiche „Live-Erprobung“ entstehe ein Produkt, das am Ende auch wirklich für die Praxis geeignet ist.
Allen Mitarbeitern bei Hewe sei schnell klar geworden: „Auch für mich hat das jede Menge Vorteile“:
- Ich muss keine Dokumente mehr suchen oder diesen hinterherlaufen.
- Ich habe nur die Dokumente „auf dem Tisch“, welche ich auch tatsächlich brauche.
- Die Zeiterfassung ist gleich dabei. Ich muss keine Zettel mehr schreiben.
- Neue Dokumente aus dem Meisterbüro sehe ich sofort und kann darauf reagieren.
Der Zusatznutzen
Auf diese Weise konnten auch gleich noch andere Dinge umgesetzt werden, an die zunächst gar nicht gedacht wurde: Über frei programmierbare Buttons kann der Mitarbeiter z. B. den Fertigungskatalog des Lieferanten öffnen oder ein PDF-Programm zur Bearbeitung von Dokumenten vor Ort starten. „Natürlich kann das ganze Terminal auch so gestartet werden, dass der Mitarbeiter keinen Zugriff auf das Betriebssystem erhält, also z. B. auch nicht ins Internet kann“, führt Zink weiter aus.
Die Software werde ständig weiterentwickelt und die entsprechenden Updates holen sich die Terminals selber am Server ab. Stefan Zink: „In der weiteren Ausbaustufe kam jüngst auch noch die WPK dazu. Dies wird weitere Prozesskosten einsparen.“
Zink erläutert, für wen die Software geeignet sei: „Spätestens beim Messeauftritt auf der FENSTERBAU im März 2016 in Nürnberg wurde uns klar: Die papierlose Fertigung ist ein Produkt für die Zukunft, welches bei allen unseren Kunden Nutzen stiften kann: Sie stieß auf sehr viel positive Resonanz bei allen Messebesuchern und wurde direkt sehr konkret nachgefragt. Auch von kleineren Betrieben mit maximal 2–3 Terminals in der Werkstatt,“ berichtet der Softwarespezialist.
Dabei spiele es keine Rolle, wie viel Mitarbeiter damit arbeiten werden: Sie werden effektiver, sparen Zeit, Papier und Geld. Und alle würden einen perfekten digitalen Überblick gewinnen. Schließlich werden ja auch alle Fertigungspapiere nach Abschluss der Arbeiten sofort digital mit dem Auftrag zusammen in MMC abgespeichert und sind auch nach vielen Jahren noch sofort verfügbar. —
Bei Hewe stehen die Monitore hochkant …
… so passt ein DIN A4-Blatt auf den Bildschirm und ringsherum gibt es noch genug Platz für ein paar Buttons, um das Programm per Touchscreen zu bedienen.