Als Marktführer für Glasfaltwände hat Solarlux ein klares Ziel: Die Gestaltung moderner Architektur mit ansprechenden Lösungen aus Glas. Zum Erreichen dieses Ziels sind innovative Produkte, erstklassige Qualität und Mitarbeiter-Know-how entscheidende Faktoren. Um das vorhandene Wissen der einzelnen Mitarbeiter effektiv zu vernetzen, setzt das Bissendorfer Unternehmen auf die Syntegration.
Gestartet wurde die Implementierung der Syntegration mit einem 3-tägigen Workshop. Dabei wurden 12 Hauptthemen mit Unternehmenszielen festgelegt, die über einen definierten Zeitraum abgearbeitet werden. Für jedes einzelne Thema wurde ein konkreter Maßnahmenkatalog mit Zeitplan fixiert, der die Wissensvernetzung innerhalb des Unternehmens aber auch mit dem bundesweiten Vertriebsnetzwerk von Solarlux gewährleisten soll. Vier dieser Themen werden nachfolgend näher beleuchtet.
Mitarbeiter schulen Mitarbeiter
Um den Wissensfluss unter den Beschäftigten zu verbessern, wurden zwei neue Systeme eingeführt: Das „Patensystem“ für neue Mitarbeiter und die Initiative „Mitarbeiter schulen Mitarbeiter“.
Neue Kollegen bei Solarlux durchlaufen seit jeher einen geregelten Einarbeitungsplan, um das Unternehmen und die Arbeitsabläufe kennenzulernen. Wer neu in ein Unternehmen kommt, hat aber auch über das Fachliche hinaus eine Reihe von Fragen, für die er einen Ansprechpartner braucht. Neue Mitarbeiter bekommen deshalb seit Mai 2008 einen Paten zur Seite gestellt. Dieser ist eine feste Bezugsperson, die für die Beantwortung von Fragen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zur Verfügung steht. Die Patenschaft endet aber nicht mit der Einarbeitungszeit. Die „Patenkinder“ können auch darüber hinaus ihren Paten jederzeit ansprechen.
Durch das Patensystem wird sichergestellt, dass soviel Wissen und Informationen wie möglich an den neuen Mitarbeiter vermittelt werden. Und für den Paten bedeutet die Betreuung des neuen Kollegen: Gefordert werden durch Förde-rung. Er wird durch die Fragen des „Patenkindes“ angehalten, vorhandenes Wissen aufzufrischen und noch nicht Bekanntes hinzuzulernen. Das System der Patenschaft hat sich binnen kürzester Zeit bewährt, sodass es inzwischen in allen Abteilungen eingeführt wurde.
Bei der Initiative „Mitarbeiter schulen Mitarbeiter“ (MsM) geht es darum, den unterschiedlichen und zum Teil auch fehlerhaften Kenntnisstand unter den Mitarbeitern über Arbeitsprozesse und Abteilungsabläufe auf dasselbe Niveau zu bringen. Bei MsM handelt es sich um 10 bis 15-minütige Kurzschulungen, die sowohl interne als auch externe Themen zum Gegenstand haben. Im Er-gebnis soll diese Maßnahme bewirken, dass jeder, unabhängig von der Dauer seiner Zugehörigkeit zum Unternehmen oder zu einer Abteilung, die Abläufe kennt und die Folgen von Kommunikationsdefiziten eliminiert werden.
Um in kurzer Zeit zu verifizierbaren Ergebnissen zu kommen, wurde das MsM nicht gleich flächendeckend in allen Abteilungen eingesetzt, sondern zunächst in zwei kleineren Einheiten, im Verkaufsinnendienst und in der Aluminium-Produktion, als „Probelauf“ gestartet.
Die ersten Erkenntnisse zeigen, dass Mitarbeiter mit diesem System sehr schnell auf einen aktuellen und gleichen Wissens- und Bearbeitungsstand gebracht werden können und das sich durch den wechselseitigen Austausch Fehler früher erkennen und unmittelbar abstellen lassen.
Darüber hinaus fördert es die Zusammenarbeit untereinander und die Integration Einzelner in das Team. Die Kurzschulungen bieten außerdem Gelegenheit zur Diskussion von Verbesserungen.
Nach Abschluss des Probelaufs werden die Ergebnisse des Verfahrens sorgfältig analysiert, wo notwendig nachjustiert und dann sukzessive auch in allen anderen Abteilungen eingeführt.
Praktische Ergebnisse: Exaktere Lieferzeiten
Für die Auslieferung der Glasfaltwände und Glasanbauten an seine Handelspartner setzt Solarlux auf einen eigenen Fuhrpark. Bislang basierte die Planung der Touren und die Bestückung der Fahrzeuge auf den Erfahrungswerten der Versandmitarbeiter. Mit der Folge, dass Einflussfaktoren, die außerhalb des Hauses lagen, nicht berücksichtigt wurden und Ankunftszeiten nur als circa-Angabe gemacht werden konnten.
Um die Touren präziser planen und die Kapazität der LKWs optimal auslasten zu können, wurde in eine neue Transport-Softwarelösung mit Telematik-Modul investiert. Kern der Software, die 2001 mit dem Innovationspreis des ZDF ausgezeichnet wurde, ist die GPS-gestützte Disposition des Fuhrparks. Quasi auf Knopfdruck stellt die Software aus allen in der Woche anfallenden Auslie-ferungen die besten Bestückungen der Laderäume und die optimalen Routen zusammen. Fahrer können so besser eingesetzt und Leertouren weitestgehend vermieden werden.
Die Optimierung von Tourenplanung und Auslastung verbessert nicht nur den Kundenservice, sondern zeitigt auch ökonomische wie ökologische Vorteile: Transportkosten und Ressourcenverbrauch werden deutlich verringert. Der Kraftstoffverbrauch der einzelnen LKWs wird mit Einführung der Transportsoftware von den Fahrern dokumentiert, sodass die Ergebnisse bei Neuanschaffungen dazu beitragen, sich für das verbrauchsärmste Modell entscheiden zu können.
Über den GPS-Sender sind die Standorte der Fahrzeuge jederzeit zu lokalisieren und Ankunftszeiten präzise zu berechnen.
Bei Verzögerungen können Kunden direkt telefonisch über die geänderte Ankunftszeit unterrichtet werden. Das System hat so auch einen positiven Effekt für die Personaldisposition der Solarlux-Kunden. Monteure können zeitnah zum Entladen eingesetzt und teure Wartezeiten vermieden werden.
Optimal vernetzt
Handelspartner von Solarlux planen die individuellen Wintergärten, Terrassendächer und Glashäuser in der Regel mit dem Visualisierungs-Programm Visus 3D von Solarlux.
Bei der Weitergabe an die Solarlux-Auftragsbearbeitung gab es in der Vergangenheit immer wieder Kompatibilitätsprobleme an den Schnittstellen der unterschiedlichen Software. Entwurfsplanungen konnten nicht automatisch übernommen werden, um die exakten maßlichen und statischen Berechnungen, die Ausführungszeichnungen und die Materiallisten erstellen zu können. Zur Komplettierung von Aufträgen mussten Daten mehrfach erfasst und von Hand in andere Programme übertragen werden. Das führte zu unnötiger, doppelter Arbeit und zu Fehlerquellen.
Um einen einheitlichen und vollständigen Datentransfer zwischen einzelnen Abteilungen im Hause und zu den Handelspartnern zu gewährleisten, wird eine SAP-Branchenlösung implementiert. Der Produktkonfigurator wird die unterschiedlichen Software-Programme miteinander verbinden, den Datenaustausch vereinfachen und sicherstellen, dass künftig Aufträge nur noch einmal im System erfasst werden müssen. Ein wichtiger Schritt für das Verkürzen von Lieferzeiten und die Vermeidung von Rückfragen und Reklamationen, die auf Inkompatibilität von Software und Kommunikationsfehlern beruhen.
Syntegration verbessert interne und externe Abläufe
Schon heute zeigen die Maßnahmen zur Vernetzung des Mitarbeiterwissens eine höhere Effektivität in vielen Arbeitsprozessen. Durch das vernetzte Wissen werden Fehler in allen Arbeitsprozessen, in der Fertigung ebenso wie in der Administration verringert bzw. vermieden. Daraus ergibt sich allgemein eine verbesserte Arbeitsqualität und ein besserer Kundenservice sowie zeitoptimierte Arbeitsabläufe (intern und extern). Darüber hinaus ist die Motivation der Mitarbeiter gestiegen: zum einen durch die höhere Kommunikation sowie durch das Erkennen von verbesserten eigenen Arbeitsergebnissen aufgrund der Wissensvernetzung (Syntegration).
Die Umsetzungsquote der Syntegrationsmaßnahmen, so die Erfahrungswerte des Malik Management Zentrums, welches den Prozess bei Solarlux begleitet, liegt nach 12 Monaten bei rund 80 Prozent.
Bei Solarlux ist seit der Auftaktveranstaltung im letzten Februar heute festzustellen, dass nach nur fünf Monaten bereits 52 Prozent der vereinbarten Maßnahmen erfolgreich abgeschlossen wurden. 37 Prozent befinden sich noch im laufenden Prozess. Und 11 Prozent der Maßnahmen konnten noch nicht angegangen werden und wurden zeitlich zurückgestellt, weil zuvor andere Bedingungen erfüllt sein müssen. Aber aufgeschoben ist bei Solarlux nicht aufgehoben.—
Der Autor:
Der Wirtschaftsingenieur Stefan Holtgreife ist Prokurist der Solarlux Aluminium Systeme GmbH.
Vernetztes Mitarbeiterwissen bringt heute bei Solarlux eine höhere Effektivität in vielen Arbeitsprozessen.
