Nun wird man das eigene Unternehmen nicht als Feind bezeichnen, aber was hier ausgedrückt werden soll, ist die Tatsache, dass man nicht nur über das betriebliche Umfeld Bescheid wissen soll, sondern insbesondere über das eigene Unternehmen. So ist es für jeden Betriebsinhaber elementar wichtig, sich über seinen eigenen Betrieb einen frühzeitigen und laufenden betriebswirtschaftlichen Überblick zu verschaffen.
Wichtiges Informations-Instrument
Die „BWA“ – „Betriebswirtschaftliche Auswertung“ ist gerade für die Verantwortlichen in klein- und mittelständischen Handwerksbetrieben ein ausgezeichnetes Instrument, um die notwendigen Informationen zu erhalten. Eines gilt es jedoch hier anzumerken: viele Handwerker vergessen, sowohl die Warenbestände als aber auch die halbfertigen Arbeiten zu berücksichtigen.
Das folgende Beispiel soll dies verdeutlichen: Sie haben zum Jahresanfang einen Warenbestand von 100 TEUR und per 30.06. des laufenden Jahres weißt ihre BWA einen vorläufigen Gewinn von 35 TEUR aus. Jetzt stellt sich die Frage wie hoch ist ihr Bestand an Waren? Viele Unternehmer fangen bei dieser Frage an zu stöhnen, und sofort kommt die Aussage „ich mach doch jetzt keine Inventur“. Sie müssen keine Inventur machen, die meisten Handwerksunternehmer, die ihre Firma im Griff haben, können eine ca. Zahl benennen. Teilt der Unternehmer z.B. den Warenbestand zum 30.06. mit 60 TEUR mit, so hat die Unternehmung keinen vorläufigen Gewinn erwirtschaftet, sondern einen Verlust von 5 TEUR aufgrund der Bestandsminderungen. Aufgrund dessen sollten die Bestandsveränderungen einen höheren Stellenwert genießen.
Die in der BWA dargestellten komprimierten Daten haben jedoch nur eine Aussagekraft, nämlich die, was bisher in der Vergangenheit und in der letzten Abrechnungsperiode kumuliert, erreicht wurde. Das dürfte jedoch nicht aussagefähig genug sein, denn im Regelfall wird die Zielerreichung bzw. -verfehlung nicht dargestellt.
Planrechnung mit Soll-Ist-Vergleich
Nur eine Planrechnung mit Soll-Ist-Vergleich auf Monatsbasis und die Gegenüberstellung mit kumulierten Größen hat eine gestaltende Aussagekraft.
Hierzu ist es erforderlich, dass der Unternehmer das folgende Geschäftsjahr detailliert plant. Aufgrund der Zahlen und Erfahrungswerte aus der Vergangenheit sowie unter Berücksichtigung von verschiedenen möglichen Beeinflussungsfaktoren (z.B. steigende Energiepreise) werden Jahres-Planwerte in den Bereichen
- Umsatz
- Aufwendungen
- und Ertrag
erarbeitet. Die Umsatzplanzahlen sollten nach den Gegebenheiten des Unternehmens wiederum in die einzelnen Leistungsbereiche untergliedert werden.
Ebenso müssen die Werte für den Wareneinkauf und die notwendigen Fremdleistungen, diese Zahlen sind oft Erfahrungswerte und orientieren sich meist in %-Werten vom Umsatz, mit eingeplant werden. Wenn durch entsprechende Auftragsstruktur sich auch die absoluten Zahlen von den geplanten deutlich unterscheiden, so sollten die Prozentwerte eingehalten werden.
Subtrahiert man nun den Wareneinsatz vom Umsatz erhält man die wichtige Größe „Rohgewinn“. Er ist deshalb bedeutend, weil die Differenz zwischen Rohgewinn und Gewinn den Aufwandsblock abdecken muss.
Die anfallenden Aufwendungen, wie z.B. Personalkosten, Abschreibungen, Miete usw. sollten je nach Unternehmenserfordernis grob oder detailliert geplant werden. Hat man die Jahresplanung abgeschlossen ist die nächste Aufgabe, jeden Planwert dem Saisonverlauf entsprechend auf die Monate zu verteilen.
Diesen vorgegebenen Soll-Werten sind nun nach jedem Periodenabschluss (Monat) die erreichten Ist-Werten gegenüberzustellen. Dabei wird es naturgemäß zu Abweichungen kommen. Es ist nicht damit getan, die Differenzen als gegeben hinzunehmen, sondern sie sind zu analysieren, d.h. zu ermitteln warum diese entstanden sind. Sollten die Abweichungen sogar dazu führen, dass fortwährend die Planwerte überschritten werden und man die Gefahr läuft, einen Verlust einzufahren, spätestens dann ist die Zeit gekommen, das Ruder herumzuwerfen und Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.
Im Grunde sind bereits Konsequenzen einzuleiten, wenn im ersten geplanten Monat, im Normalfall der Januar, die Plangrößen bei den Umsätzen nicht erreicht und die Werte für Materialeinsatz und Aufwendungen überstiegen werden. Sind die Abweichungen erklärbar, z.B. der Wareneinsatz ist stark erhöht, weil die Ware benötigt wird, um Aufträge Anfang des nächsten Monats auszuführen, dann sind diese Unterschiede zu dokumentieren. Eine Dokumentation von Differenzen zwischen Soll und Ist macht sich in zweifacher Weise bezahlbar. Zum einen, um in den nächsten Monaten das Wissen darüber verfügbar zu haben, und zum anderen, um gegenüber evtl. Nachfragen der Hausbank eine Argumentationshilfe zur Verfügung zu haben.
Der Unternehmer sollte sich bei Bankgesprächen auch als informierter Gesprächspartner darstellen. Das bedeutet, er muss sich intensiv mit dem betrieblichen Zahlenwerk, wie dem Jahresabschluss und der BWA bzw. der Plan-BWA mit Soll-Ist-Vergleich beschäftigen und die sich hieraus abzulesenden Werte interpretieren können. Die sich aus dem Zahlenwerk ergebenden Kennzahlen dürfen dem Betriebsinhaber kein Brief mit sieben Siegeln sein.
Zusätzlicher Aufwand lohnt sich
Eine aussagefähige Soll-Ist-Vergleichs-BWA macht es jedoch unbedingt notwendig, dass die Buchhaltung mehr enthält als nur die beleghaften Buchungen zu erfassen. So sind die kalkulatorischen Abschreibungen je Monat und auch evtl. der kalkulatorische Unternehmerlohn zu buchen. Ebenso wichtig ist das Erfassen der Werte für unfertige Arbeiten und zeitanteilig, die nur quartalsmäßig berechneten Zinsen für einen Kontokorrentkredit.
Dieser zusätzliche Aufwand, der mit modernen Buchhaltungssystemen kein allzu großer Zeitaufwand bedeutet, belohnt mit sehr aussagefähigen Zahlen. Wie bereits oben erwähnt, bieten nur solche detailreichen Informationen die Grundlage einer zeitnahen Steuerung des Unternehmens.|
Rating: es gibt Alternativen, wenn Banken Nein sagen
Laut der letzten Unternehmensbefragung der KfW klagen die kleine und mittlere Unternehmen überdurchschnittlich oft über Ablehnungen bei der dringend benötigten Kreditvergabe. Schuld daran ist die restriktive Politik der Banken durch Basel ll. Dabei bedroht die fehlende Fremdfinanzierung die eigene Existenz und versetzt so zahlreiche gestandene Kleinbetriebe in Angst und Schrecken. Aber es gibt Hoffnung namens alternativer Unternehmensfinanzierung.
„Eine Absage von einer Bank zu erhalten, ist ein Schock. Keine Frage. Aber es bedeutet nicht das Ende“, so Dr. Dieter Fröhlich, Geschäftsführer von Rating 180 und Präsident des deutschen Franchiseverbandes e.V.. „Das Stichwort lautet alternative Formen der Unternehmensfinanzierung“, fügt der Experte hinzu. „Der Markt für Unternehmensfinanzierungen ist in den letzten Jahren sehr gewachsen. Mittlerweile stellen Beteiligungsgesellschaften, Venture Capital Firmen und Privatpersonen bei der Kreditvergabe eine gute Alternative zu Banken dar.“
Im Unterschied zu Banken agieren diese Kreditgeber als Partner oder Anteilseigner der Firmen und haben somit stets das Ziel einer Wertesteigerung der Beteiligung im Sinn. Das Finanzierungsvorhaben wird demnach sehr kritisch auf Erfolgschancen überprüft. „Hierbei ist es wichtig, einen realistischen Business-Plan aus Sicht des Investors zu erstellen. Da dies viele Unternehmen überfordert, empfehle ich dabei die Hilfe von kompetenten, externen Beratern in Anspruch zu nehmen“, sagt Fröhlich.
Autor
Herbert Reithmeir ist Betriebswirt, Bonitäts- und Ratinganalyst sowie Inhaber der DLS Unternehmensberatung in 86165 Augsburg
Tel. (08 21) 27 97 11-5
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